Смартсорсинг.ру

Сообщество руководителей ИТ-компаний, ИТ-подразделений и сервисных центров

Статьи в блогах Вопросы и ответы Темы в лентах Пользователи Компании Лента заказов Курс по ITSM

7 способов увеличить эффективность совещаний

7 способов увеличить эффективность совещаний

Поскольку нас ожидает короткая неделя — необходимо быть особо продуктивным, чтобы сделать не меньше обычного. Один из самых больших ресурсов продуктивности практически в любой компании заложен в совещаниях. Все  давно уже знают, что это весьма дорогостоящее времяпровождение и все же менеджеры часами сидят на встречах. Вот сегодня, в первый рабочий день недели, у кого в календаре стоит планерка?

Избавьтесь от «Политинформации». Стоит прекратить организацию совещаний только для того, чтобы сообщить какую-то информацию. Особенно, если в регламенте встречи не предполагается обмен мнениями или выработка последующих действий . Тем более не следует делать подобные встречи регулярными. «Политинформации» легко заменяются на вебкасты, голосовую  почту и даже обычные email.

Избавьтесь от планерок по понедельникам. Встречаться каждые понедельник, только по тому, что так принято — полная глупость. Сегодня, кстати, начало рабочей недели пришлось на вторник — вам удалось избежать еженедельной планерки? Намного эффективнее вопросы планирования проекта решаются при помощи регулярной работы с таск-менеджерами.

В конце совещания фиксируйте итоги и следующие шаги по каждому участнику. Заведите за правило в конце каждого совещания  кратко подытоживать, что должен будет сделать каждый сотрудник. Это  займет не более 30 секунд на каждого, а вот эффективность встречи существенно поднимет.

Совещайтесь стоя. Удобные переговорные провоцируют на длинные совещания. В скорейшем завершении стоячей встречи заинтересованы все участники. Таким образом она более ориентирована на действие и быстрее приводит к результатам.

Проясняйте цели совещания перед его началом. Перед началом совещания спрашивайте: «Почему мы здесь? Что мы должны сегодня сделать?». Задача организатора совещания удержать встречу в рамках запланированных целей.

Учитывайте время между встречами. Если у вас несколько встреч подряд, то запланируйте по меньшей мере 10-15 минут перерыва между ними. Если между совещаниями вам нужно сменить переговорную, а время на это вы не выделили, то вам останется только телепортироваться. Таким образом, часовое совещание не может продолжаться больше 50 минут.

Назначайте встречи на 15.00 во вторник. Исследование, проведенное на более, чем 100000 участников, показало, что больше всего люди доступны в 15.00 во вторник. Таким образом, это время скорее всего будет удобно большинству участников. Впрочем, если все будут следовать тому правилу, то придется искать новый наименее загруженный период.

Сколько бизнес встреч, планерок, летучек, переговоров, совещаний было у вас сегодня?

По материалам productivityhacks.com

Дополнительные материалы

Комментарии (1)

  • Аватар

    Usenko Oleg [ousenko], 02 июля 2011, 23:45

    0
    Каждый рабочий день ИТ-директор собирает начальников отделов ИТ-департамента на планерку. Длительность этих мероприятий - приблизительно 45 минут.

Также рекомендуем