Смартсорсинг.ру

Сообщество руководителей ИТ-компаний, ИТ-подразделений и сервисных центров

Статьи в блогах Вопросы и ответы Темы в лентах Пользователи Компании Лента заказов Курс по ITSM

Задачи и/или календари. Искусство тайм-менеджмента в СЭД

О тайм-менеджменте сказано уже многое... На мой взгляд, тема себя исчерпала, хотя и не теряет своей актуальности. Планировать свою загрузку нужно, вопрос только в том, как это сделать в повседневной жизни? С относительной регулярностью мне попадаются люди (не только руководители, но и рядовые сотрудники) прекрасно знакомые с основами этого искусства, но, к сожалению, совершенно не понимающие как применять свои знания на практике и пользоваться имеющимися технологиями. Как практикующему консультанту по бизнес-процессам и ECM мне достаточно часто приходится отвечать на вопросы и помогать таким людям переводить теорию в практику.

"Хочу, чтобы календарь был прямо в СЭД/ECM-системе"

Эта хотелка часто встречается у тех, кто знакомится с системами электронного документооборота. Действительно, если задачи приходят в СЭД, то в ней же логично видеть их виде календаря. Другой вопрос – что они на самом деле ожидают от календаря, и как это связано с СЭД.

Плюсы планирования задач в календаре ECM-системы

1. Пользователь видит единое окно, без надобности переключаться между разными программами.

Хотя мое мнение, с вашего позволения, это удобство только кажущееся. Дело в том, что уровень интеграции программных продуктов развивается бешенными темпами и вызвать одну программу из другой, для выполнения определенных операций, давно не является проблемой.

2. Экономия на ПО и услугах поддержки.

В пояснениях, я думаю, не нуждается: когда все в одной системе, то и никакого лишнего ПО приобретать не нужно. Хотя приложения для планирования часто встроены в офисное ПО, которое стоит у сотрудника по умолчанию, а либо он использует бесплатные приложения. Так что аргумент тоже слабый.

Минусы планирования задач в календаре ECM-системы

1. В первую очередь – ограниченный функционал и гибкость планирования времени.

Для начала вспомним, что ECM-система по определению заточена под решение определенных задач, связанных с документами, бизнес-процессами и потоками работ (content management, docflow, workflow), а планирование – это другой класс систем (стратегическое, оперативное, календарное и т.д.).

Расскажу случай из своей практики: потребовалось мне однажды распланировать работу по долгосрочной задаче на несколько дней по паре часов. Во внешнем приложении-календаре это можно было сделать без всяких проблем, а вот внутреннем оказалось проблемой. ECM-cистема, не предоставляла более гибкого функционала под решение задач второстепенных, если бы она «подминала» под себя все возможности, ее стоимость перевалила бы за космос. Наверняка, у вас есть и свои собственные примеры: невозможность выдать права доступа на свой календарь внешним сотрудникам, отсутствие интеграции с гаджетами и другими приложениями, менее удобное планирование и т.д.

2. Подобный календарь будет закрывать только задачу планирования рабочего времени (бизнес-календарь).

А многие хотят планировать еще и свое личное время. Какие варианты решения здесь есть? Первое – это выгрузка бизнес-календаря и его синхронизация во внешней системе с личным, второе – «тащить» личный в календарь в ECM, т.е. фиксировать в ней какие-то свои личные дела. Второе – точно в корне неправильно, т.е. опять склоняемся к тому, что планирование должно происходить во внешнем календаре и ECM-система должна предусматривать возможность удобной интеграции.

3. Доступ к бизнес-календарю ECM-системы скорее всего будет только с рабочего места сотрудника.

Это продолжение п.1. Хотя разработчиком могут быть предусмотрены и web-приложения, и различные мобильные устройства, но все же совершенно не факт, что они будут полнофункциональны в части работы с календарями.

Отмечу, что по этому кейсу, наверное, и нет 100-процентного варианта решения. Многое зависит от функционала конкретных решений, привычек и бизнес-культуры. Но лично я за внешние, профессионально заточенные календари, которые не только позволяют работать с любых устройств, в любом месте и в любое время, объединять несколько календарей, но обладают более широким функционалом использования.

Другие мои кейсы по тайм-менеджменту и использованию календарей читайте здесь.

Анастасия Ксеневич

Комментарии (0)