Смартсорсинг.ру

Сообщество руководителей ИТ-компаний, ИТ-подразделений и сервисных центров

Статьи в блогах Вопросы и ответы Темы в лентах Пользователи Компании Лента заказов Курс по ITSM

Электронный документооборот: плюсы и минусы

Электронный документооборот: плюсы и минусы

Идея отказаться от бумажного документооборота обсуждается очень давно. Новые технологии позволяют практически полностью отказаться от бумаги. Но это не означает, что данное решение подойдет любой компании и его так легко осуществить. К сожалению, пока возможность электронного документооборота ограничена законодательно, да и пользователи к такому режиму пока не готовы. Рассмотрим плюсы и минусы электронного документооборота.

Плюсы

Экономия. Отказ от бумажного документооборота может дать значительную экономию средств. Подумайте, сколько вы ежемесячно тратите на бумагу, чернила, оплату почтовых услуг и т.п. К тому же эти документы нужно где-то хранить. Все это может встать вам в копеечку.

Доступ. Электронный документооборот предполагает цифровой формат всех документов. Их можно хранить в облаке, получая доступ к данным через веб-приложения. Это повышает мобильность сотрудников, которые могут работать удаленно.

Организация. Электронные документы легче упорядочивать, искать и редактировать. Гораздо проще и быстрее найти нужный файл в компьютере, чем копаться в кипе бумаг.

Экология. В России вопросы экологии пока в бизнесе не очень в моде, но все же отказ от использования офисной бумаги позволит спасти немало деревьев. Подумайте об экологически вредном производстве и утилизации картриджей, а также об электроэнергии, потребляемой принтерами.

Минусы

Непрерывность. К цифровым данным можно легко получить доступ, но также легко их можно и потерять. Если жесткий диск выйдет из строя, пропадут все документы, хранящиеся на нем. Чтобы не потерять данные нужно использовать внешнюю систему резервного копирования.

Безопасность. Конфиденциальность информации является серьезной проблемой безбумажных офисов. Можно использовать локальные сервера, шифрование и ограниченный доступ. Некоторые документы нужно обязательно иметь в бумажном варианте.

Процессы. Переход на электронный документооборот предполагает пересмотр текущих процессов и операций. Например, вам может понадобиться цифровая подпись или электронная платежная система. Кроме того, ваши сотрудники должны уметь работать с этими системами.

Время. Переход на электронный документооборот невозможно осуществить за одну ночь. Вам нужно учесть последствия отказа от бумажных документов. Для реализации всех изменений в операциях вам может потребоваться больше времени, чем вы думаете.

Переход на электронный документооборот не является универсальным решением, его целесообразность зависит от специфики компании. Оцените преимущества этого перехода и организуйте процесс, который будет способствовать повышению производительности вашей работы.

По материалам about.com

Дополнительные материалы

Комментарии (8)

  • Аватар

    Фролов Александр Викторович [KORSAR1], 03 мая 2013, 18:20

    0
    есть еще один минус: непродуманность общей политики развития может привести к очередному "зоопарку" ПО, что в свою очередь осложняет жизнь и работу конечных пользователей.
  • Аватар

    Пантелейко Вячеслав [VirKOT], 06 мая 2013, 09:17

    0
    Самое важное при внедрении СЭД - проработка подходящей платформы. Так как в последствии, предприятие будет полностью зависеть от работоспособности СЭД, а именно возможность отработки нужных именно сейчас документов (приказов, срочных входящих писем и т.д.).
  • Аватар

    Vaiser Ilya [ivaiser], 06 мая 2013, 09:21

    0
     У нас электронный документооборот не прижился по понятным причинам. Зато очень даже пошла электронная система учета заявок (заданий).
  • Аватар

    Кузнецов Алексей Николаевич [ahk], 06 мая 2013, 09:30

    0
    Есть еще один аспект (сразу не скажешь минус или плюс) у электронного документооборота! После его внедрения увеличивается поток документов, т.к. уменьшаются временные и трудозатраты на ввод документа в систему. В результате то, что раньше решалось звонком, запросом по электронной почте и т.п. начинает попадать в электронный документооборот и получать легитимность.
  • Аватар

    Чижиков Владимир [Skif Swarogich], 06 мая 2013, 10:09

    0

    Нельзя автоматизировать хаос. Система документаооборота имеет одну особенность, которую ей обычно засчитывают в плюс - ускорение процессов. Так вот в случае неверных процессов, хаоса и т.д. процессы по прежнему ускоряются, только это приводит к колапсу системы (не документооборота) и компании в целом. Нужно ли?

    Это первое.

    Второе. ЗАЧЕМ компании ДО? Для многих это архив документов с доступом через веб из любого места. Но это не ДО. Это просто файловый архив с доступом через веб. Вы же файлопомойку  системой ДО не обзываете?

  • Аватар

    [MariPet], 19 декабря 2013, 17:31

    0
    В нашей компании используются десятка два различных бизнес-процессов. Раньше, до внедрения СЭД, худо-бедно справлялись, но, хочу заметить, что после начала работы с системой электронного документооборота WSS Docs работа компании в целом стала гораздо более эффективной. При этом правда некоторое время было затрачено на исследование каждого процесса вендором и его реализация в системе, но это того стоит.
  • Аватар

    [Олег], 20 июня 2015, 12:38

    0
    У нас конечно с ростом количества клиентов и заказов, а также повышения требований к документам со стороны государства, тоже задумались о внедрении СЭД, пока практикуют на договорах  http://www.docsvision.com/products/dogovori/  , но при удачном сотрудничестве обещают, что весь документооборот будет электронным. 
  • Аватар

    Darya Simalina [creesty], 25 декабря 2015, 13:52

    0

    Для нас системы документооборота от http://www.docsvision.com/  выгодны прежде всего в финансовом плане.

Также рекомендуем