Смартсорсинг.ру

Сообщество руководителей ИТ-компаний, ИТ-подразделений и сервисных центров

Статьи в блогах Вопросы и ответы Темы в лентах Пользователи Компании Лента заказов Курс по ITSM

Почему не стоит использовать PST-файлы?

Почему не стоит использовать PST-файлы?

Какое самое популярной из бизнес-приложений? Правильно — электронная почта. Универсальный инструмент, который сегодня освоили абсолютно все пользователи. Долгое время место для электронной почты на серверах было ограничено и все архивы хранились у пользователей локально. Прежде всего в виде огромных PST-файлов — формат данных, который использует Microsoft Outlook. В PST-файле помимо почты хранятся Контакты, Заметки, Задачи - все объекты, которые видны в дереве папок. Да, одно время это было очень удобно. У меня у самого на архивных дисках разные PST-файлы занимают с десяток гигабайт. Вот только сегодня лучше избавиться от старых привычек и больше не использовать PST-файлы в корпоративной электронной почте и вот почему.

Отсутствие резервных копий PST-файлов.  PST-файлы обычно хранятся на жестких дисках рабочих станций или на съемных устройствах. В любом случае вряд ли у вас будет актуальный бэкап PST-файла, поскольку большинство администраторов не осуществляют резервное копирование жестких дисков рабочих станций, что может привести к потере данных.

Проблемы защиты конфиденциальных данных.  У каждой компании есть данные, которые она не хотела бы разглашать. Это может быть информация для служебного пользования или персональные данные, которые должны обрабатываться в соответствии с действующим законодательством. Использование PST-файлов позволяет довольно легко получить доступ к конфиденциальным данным.

PST-файлы имеют тенденцию к повреждениям.  Одна из главных проблем с PST-файлами заключается в том, что они часто повреждаются. В оригинале максимальный размер PST-файла составляет 2 ГБ, и если его размер превышает данный лимит, файл повреждается. Современные PST-файлы менее склонны к повреждениям, но это все еще является проблемой. Особенно для PST-файлов, которые могут быть доступны нескольким пользователям одновременно.

PST-файлы усложняют обнаружение электронных данных.  Данные, хранящиеся в PST-файлах, существуют вне информационного хранилища Exchange, и поэтому не анализируются при использовании собственных инструментов поиска и обнаружения данных Exchange Server. Конечно, есть и сторонние инструменты электронного обнаружения, которые могут анализировать PST-файлы (при условии, что эти средства имеют к ним доступ).

Сетевое использование PST-файлов не поддерживается.  Как уже было сказано, PST-файлы хранятся на жестких дисках рабочих станций или на съемных устройствах. К сожалению, Microsoft не поддерживает хранение активных PST-файлов на сетевых ресурсах. Размещение PST-файла на сетевом ресурсе увеличивает вероятность его повреждения.

PST-файлы хранятся на локальном устройстве.  Сегодня пользователи хотят иметь доступ к своему почтовому ящику с разных устройств: с компьютера в офисе, с домашнего ноутбука или со смартфона. Однако если Outlook хранит данные в PST-файле, то они будут доступны только для конкретного устройства и недоступны для любого другого устройства, которое обращается к этому почтовому ящику.

PST-файлы работают только с Outlook.  Еще одним недостатком использования PST-файлов является то, что они работают только с Outlook. Мобильные устройства, которые подключаются к почтовым ящикам Exchange с помощью ActiveSync не могут открыть PST-файлы. В Outlook Web App также нет поддержки PST-файлов.

PST-файлы не отвечают политике жизненного цикла сообщений.  В некоторых компаниях действует политика жизненного цикла электронной почты. Например, сообщения определенного срока давности могут автоматически удаляться. Если старые сообщения хранятся в PST-файле, они не удаляются, что иногда представляет определенные риски.

Совместное использование PST-файлов является проблематичным.  Как говорилось выше, PST-файлы склонны к повреждениям. В первую очередь это касается случаев совместного использования PST-файла несколькими пользователями. В особенности если два пользователя попытаются открыть один PST-файл одновременно.

PST-файлы повышают затраты на ведение бизнеса.  PST-файлы – лишняя головная боль для системных администраторов. Их могут попросить открыть PST-файлы в масштабах всей компании или восстановить данные из поврежденного PST-файла. А на это нужно дополнительное время. Добавьте сюда расходы, связанные с потерей или ненадлежащим использованием данных.

По материалам techrepublic.com

Дополнительные материалы

Комментарии (13)

  • Аватар

    Abdullayev Alisher [supporttech], 20 ноября 2013, 12:22

    0

    Вставлю свои 5 копеек:

    Отсутствие резервных копий PST-файлов.

    Если админы не выполняют резервные копии - дело плохо. А сами пользователи смогут сделать "бэкап" pst-файлов с помощью утилиты, которая разработала Microsoft. Ссылка вот здесь http://www.microsoft.com/ru-ru/download/details.aspx?id=9003

    Проблемы защиты конфиденциальных данных. 

    Можно зашифровать свой жесткий диск и хранить там pst-файл

    PST-файлы имеют тенденцию к повреждениям.

    Для этого есть SCANPST + "бэкап" pst-файла

    Сетевое использование PST-файлов не поддерживается. + PST-файлы хранятся на локальном устройстве.

    Как выход - юзать Dropbox

    PST-файлы не отвечают политике жизненного цикла сообщений. 

    В самом Аутглюке можно настроить удаление старых сообщений

    Совместное использование PST-файлов является проблематичным.

    Это вообще "взорвало" мой мозг

    PST-файлы повышают затраты на ведение бизнеса. 

    Наверное 80% затрат идут на restore pst файла :)

    • Аватар

      Ланцев Андрей [Sansey], 20 ноября 2013, 14:22

      0

      Ваши советы подходят для личного использования ПСТшников, но никак не в рамках корпоративной сети. Бэкап почты на всех тачках в сети - как вы себе это представляете? Дропбокс? Ага... Сразу уж тогда слить всю базу конкурентам.

      Доверить бэкапы юзерам? Хорошо, а как быть с правами? Да и вы сами то верите, что юзера регулярно будут бэкапиться?

      Аутглюк на то и аутглюк... Поделие мелкомягких.

      Про совместное использование поддержу)))

      • Аватар

        Бычков Валерий [vbychkov], 20 ноября 2013, 16:06

        0
        Вообще, PST - очень удобный формат, чтобы забрать с собой всю работу, документацию и контакты при увольнении.
      • Аватар

        Abdullayev Alisher [supporttech], 20 ноября 2013, 16:26

        0

        Дык, я вот о том же - Если админы не выполняют резервные копии - дело плохо

        про Dropbox - они сами первые начали, когда про сетевое использование написали

      • Аватар

        Забелин Максим Анатольевич [stecker], 20 ноября 2013, 23:05

        2

        Если говорить про энтерпрайз применение то это в 90% эксчендж, а там всех описанных в статье "минусов" нет.....ну вот нет и все. А для хоум юзеров все описанное в статье неактуально. 

        Ощущение что статью писал человек который плохо знаком с возможностями Outlook. Это раз. А два  - назовите альтернативу которая при сохранении фукнционала будет лишена всех "проблем" PST.

        Отсутствие резервных копий PST-файлов

        Аутлук по умолчанию сам предлагает настроить автоархивацию пользователю. Архивируйтесь на здоровье. Скопировать свой PST файл на внешний носитель тоже проблемы не составляет. Хочется автоматом: скрипты + планировщик или стороннее ПО вам в руки. Нет тут проблемы.

        Проблемы защиты конфиденциальных данных

        Если компания дорожит своими данными, то она не хранит их на пользовательских машинах. Это аксиома. Хотя если очень хочется, то шифрование + строгие локальные политики безопасности  и все возможно. Только стоимость владения будет зашкаливать.

        PST-файлы имеют тенденцию к повреждениям.

        Компьютеры имеют тенденцию ломаться. Машины имеют тенденцию к повреждениям если на полной скорости врезаться в столбы. Сломать можно все.  У меня лично ни разу пстшник не ломался, а те что приходилось восстанавливать как правило были сломаны кривыми руками пользователей или недоадминов.

        PST-файлы усложняют обнаружение электронных данных.

        Доставило. Учим матчасть. В части работы Exchange и pst. Серверу вообще глубоко плевать на наличие pst файла на машине пользователя. Я могу убить локальный pst и ничего не случится. а могу вообще его не использовать (или запретить использование на клиентах политикой). А ЛИЧНЫЕ  данные которые хранятся в ЛИЧНЫХ pst это не корпоративная информация, ее не надо индексировать, архивировать, выдавать в результатах поиска внутри компании. И да, <sarcasm>по 100500 текстовым файлам контекстный поиск проходит несомненно быстрее нежели по большому pst</sarcasm>.

        Сетевое использование PST-файлов не поддерживается. 

        И правильно. Ибо нахрен не нужно. Для этого используются другие инструменты в том же самом Exchange. Хотя что мне может помешать положить pst на примапленный сетевой ресурс или iSCSI таргет я не понимаю. Для извращенцев - есть симлинки.

        PST-файлы работают только с Outlook.

        А CDR только с Corel Draw. И что? Эьто проприетарный специализированный формат файла. С хрена ли он должен еще где-то работать? Двигатель от Лады калины не подходит к БМВ, производители авто виноваты? А возможностей экспорта импорта в аутлуке вагон и маленькая тележка. RTFM.

        PST-файлы не отвечают политике жизненного цикла сообщений. 

        Поржал. Да не отвечают. Поскольку и не должны за это отвечать. Автор безграмотен и не понимает принципов работы Exchange.

        Совместное использование PST-файлов является проблематичным

        Уже под столом. Один вопрос, а зачем открываь файл одновременно? Автор идиот? Теперь понятно почему у него pst портятся. Сам себе злобный буратино. Требуемая задача решается совсем иными средствами, но никак не совместным доступом к файлу кеша.

        PST-файлы повышают затраты на ведение бизнеса.

        С оговоркой что при НЕПРАВИЛЬНОМ использовании - этото абзац - единственное рациональное зерно во всей статье.

         

         

        Техрепаблик он такой техрепаблик.

        • Аватар

          Abdullayev Alisher [supporttech], 21 ноября 2013, 08:20

          0
          Все же таскают и таскают)))
        • Аватар

          Ланцев Андрей [Sansey], 21 ноября 2013, 11:34

          0

          Ну, вы в целом то, по идее, поддержали автора по всем  пунктам почти:))

          PST - глючная херня! Также как и аутлук! Альтернатива? The Bat! Чем не устраивает?

          И почему у вас если энтерпрайз - то сразу эксчендж? Других почтовых систем не бывает?

          Не знаю как вы, а мы не раз сталкивались с тем, что PST-шники валятся и надо было восстанавливать. Вы верно подметили, криворукость юзеров тому виной, но не для этого ли существуют админы, чтобы исправлять эту самую криворукость?:))

          • Аватар

            Abdullayev Alisher [supporttech], 21 ноября 2013, 12:18

            0

            Андрей, не понял кому адресовано сообщение :)

            а на счет офиса от мелкомягких - согласен, глючит.

            а на счет pst-файлов - были у меня проблемы, но редко.

            в enterprise можно заюзать не только Exch, но и Zimbra Collaboration Suite Community Edition и *nixовые

             

            • Аватар

              Ланцев Андрей [Sansey], 21 ноября 2013, 12:32

              1

              Сорри, промазал по кнопке. Это я Максиму отвечал:)

              МС глючное, но юзать приходится. Я имею ввиду аутглюк. А вот почтосерверы у нас везде никсовые стоят. Проблемы с PST-шниками чаще всего возникают при переносе почты с ПК на ПК (вон на одном работало все, перенес файл - не хочет ни в какую! Или когда диск умер, выдергивать почту тоже то еще удовольствие) или когда юзер перевалил за 2 гига. Так еще же, сволочи, не дают чистить базу:))) Оно им надо всё, за все последние 10 лет!:))

              Сам юзаю Бат и горя не знаю.

            • Аватар

              Семенихин Андрей [paco], 14 апреля 2014, 11:31

              0
              Она (Zimbra) к сожалению не поддерживает outlook коннекторы в комьюнити редакции, а использовать ее вебморду(для клиентов) - ЖЕСТЬ! Да и для админки жесть, все равно придется лезть в конфиги постфикса, зимбра своей web-консолью не умеет и трети того что может postfix, банальный relay делается руками через конфиг. Те кто пользуются усложняют себе жизнь
          • Аватар

            Забелин Максим Анатольевич [stecker], 21 ноября 2013, 17:10

            0

            И почему у вас если энтерпрайз - то сразу эксчендж? Других почтовых систем не бывает?

            по статистике. Ексч - самый распространенный сервер совместной работы в корпоративе. Ибо альтернатив совсем не много: Lotus да Zimbra в основном. Большинство opensource "почтовых серверов" таковыми по факту не являются - это MTA - другой класс программ. А в корпоративе как раз требуется как правило больше чем просто почта.

            А потом, если речь зашла о PST, то это явно Outllook. А там где Outlook там с большой вероятностью будет именно эксчендж, а не sendmail. 

            The Bat - хороший почтовый клиент для простых юзкейсов. И только. По функционалу сравнивать его с Outllok ну просто не корректно.

             

  • Аватар

    [oller], 20 ноября 2013, 14:35

    0

    По моему глупые выводы, предложили бы аналоги, а так только сказали вот недостатки, при том большинсвто спорные

    Кстати почему не затронули тему что вместо POP3 логичнее пользоваться IMAP и тогда удаление  PST приведёт к обновлению заголовков, поэтому файл восстанавливать ненужног будет, также как и бекапить

     

    Сетевое использование PST-файлов не поддерживается.  - что имеется в виду? что мешает?

    в общем по моему глупая стстья

    • Аватар

      [Nodir], 22 ноября 2013, 08:19

      0

      Доброе утро.

      Такое впечатление, что статья заказная:-).

      Автор либо не разбирается в этих вопросах либо писалось с уст не грамотного специалиста.