Смартсорсинг.ру

Сообщество руководителей ИТ-компаний, ИТ-подразделений и сервисных центров

Статьи в блогах Вопросы и ответы Темы в лентах Пользователи Компании Лента заказов Курс по ITSM

Об эффективной методологии управления проектами

Об эффективной методологии управления проектами

Несколько лет назад было озвучено, что вне зависимости от размера компании управление проектами должно быть простым и быстрым. Эта тенденция актуальна и сейчас. Методологии управления проектами применяются ко всем процессам от инициации и планирования до исполнения и завершения. Поэтому, прежде чем браться за крупный проект, менеджер проекта должен научиться легко управлять небольшими проектами, ориентируясь при этом на потребности клиента. Кроме того, проект необходимо завершить как можно быстрее (но безопасно с точки зрения управления рисками), поскольку время реализации становится одним из главных факторов, влияющих на конкурентоспособность компании. Исходя из этого, возникает необходимость адаптировать гибкие методологии (agile) для управления проектами.

Как использовать гибкие методологии в управлении проектами? Гибкие методологии, которые используются при разработке ПО, могут быть применены и к управлению проектами. Как и при разработке ПО, при гибком управлении проект реализуется небольшими частями, которые называются итерациями. Основным преимуществом гибкого управления проектами является возможность реагировать на проблемы по мере их возникновения. Внесение необходимых изменений в проект в нужное время позволяет сэкономить ресурсы и в конечном итоге успешно завершить проект в срок и в рамках бюджета. При использовании гибких методов, в первый раз вы встречаетесь с заинтересованными сторонами, чтобы они определили свои потребности, приоритеты и требования. В следующий раз вы предоставляете им пробную версию продукта и ждете отзыва, причем не на документ, а на что-то, что можно увидеть и опробовать. При использовании традиционных методов внесение изменений нежелательно и рассматривается как нарушение плана. Однако нельзя игнорировать тот факт, что иногда просто необходимо внести изменения в масштабы или требования. На практике, вы можете стать более гибкими, если разобьете проект на этапы. В конце каждого этапа можно спросить себя, что необходимо изменить.

Как снизить риски в области управления проектами? Методологии управления проектами снижают риски, благодаря использованию стандартного набора процессов. Однако строгость традиционных процессов управления рисками может вступить в конфликт с гибкими методами управления проектами. При гибком управлении проектами управление рисками должно начинаться уже с начального планирования. Риски можно разделить на три категории: исполнительские риски, экономические риски и сопутствующие риски. После определения категорий и источников рисков, необходимо определить конкретные задачи по их снижению. Если источник риска не определен, его могут уменьшить гибкие или итерационные методы. Можно запустить пилотный проект, чтобы определить свои возможности. Если источник риска в сложности проекта, его нужно разбить на несколько простых этапов. В конце каждого этапа или итерации обновляется профиль риска и пути его снижения, поскольку риски тоже меняются.

Каких ошибок избегать в управлении проектами? Часто ИТ-компании любого размера повторяют очевидные ошибки в управлении проектами. Они спешат взяться за реализацию проекта, забывая задать два очень простых вопроса: «Какую проблему вы пытаетесь решить?» и «Стоит ли решать эту проблему?» Часто «проблема» на самом деле оказывается просто востребованным решением. Спросите клиента, в чем проблема, и самым популярным ответом будет: «Нам необходимо стандартизировать процесс управления портфелем проектов». Это решение, а не проблема, а если нет проблемы, значит и управлять тут нечем.

Какую роль играют облака в управлении проектами? Эффективное управление проектами имеет решающее значение для успеха любой компании. Для этого может потребоваться дорогостоящий серверный пакет управления проектом или даже привлечение специалиста по управлению проектами. Эту высокую цену приходится платить, чтобы проект (будь то создание нового продукта, новой информационной системы или новой системы обслуживания клиентов) был реализован в срок и в рамках бюджета. Многие компании, особенно небольшие, находят выход в облачных сервисах для управления проектами. Хотя крупные компании до сих пор не хотят передавать сильно специализированные приложения или части сложной инфраструктуры в облако, вычислительные центры этих компаний все более активно участвуют в облачных сервисах, используя приложения для управления проектами.

В чем разница между методологией управления проектами и управлением портфелем проектов? Говоря простым языком, управление проектами определяет, как сделать правильный проект, а управление портфелем проектов определяет, какие проекты являются правильными. Управление проектом предполагает составление графика реализации, расчет бюджета и промежуточные стадии для конкретных видов деятельности и задач, а также выделение ресурсов и снижение рисков. Управление портфелем проектов служит для стандартизации управления проектом, наглядного представления данных по проекту в режиме реального времени и упрощения управления отчетностью. Для успешной стратегии управления портфелем проектов требуется больше, чем просто стандартный подход к руководству и планированию проектов. Выбранная стратегия определяет долгосрочные и краткосрочные цели, а также методологию, которая лучше всего подходят для компании. В соответствии с этим компания закупает инструменты и решения, которые помогут достичь поставленных целей.

Дополнительные материалы

Комментарии (1)

  • Аватар

    Безносов Илья Николаевич [ilnikbez], 09 мая 2012, 14:53

    0

    Просто и быстро - это всегда так, когда разбираешься в том, что ты делаешь :).

    Очень метко про "наличие проблемы". Без осознания проблемы, нет цели. 

    А вот именно стратегия и определяет какие проекты мы включаем в портфель на определенный отрезок времени.