Смартсорсинг.ру

Сообщество руководителей ИТ-компаний, ИТ-подразделений и сервисных центров

Статьи в блогах Вопросы и ответы Темы в лентах Пользователи Компании Лента заказов Курс по ITSM

Как сэкономить деньги на ИТ?

Как сэкономить деньги на ИТ?

Приобрести и внедрить ИТ-системы – это полбеды. Самая затратная часть любой ИТ-среды – поддержка и обеспечение ее работоспособности. Если в вашей компании это не так, то, скорее всего вы упускаете из виду какие-то важные части ИТ-среды, пренебрегаете рисками или же не обращаете внимание на критически важные для компании элементы ИТ-среды (т.е. таких на которые стоит тратить деньги). В любой области ИТ можно потратить чуть больше и чуть меньше денег, причем вполне возможно, что рост или сокращение затрат никак не отразятся на бизнесе. Впрочем, систематическое недофинансирование критических ИТ-процессов может обернуться весьма болезненными и дорогостоящими рисками.

На чем не стоит экономить в ИТ?

  • Лицензионное ПО
  • Безопасность
  • Управление ИТ-процессами
  • Автоматизация критически важных направлений бизнеса

На чем же можно сэкономить?

Сокращайте капитальные затраты на ИТ

Что особенно привлекательно в последних версиях Windows Server? С точки зрения пользователя теперь нет границы между физическими и виртуальными машинами, между частными и публичными облаками, между своей инфраструктурой и инфраструктурой на площадке провайдера. Пользователь не заметит, где работает его приложение. Да и администратор систем тоже не будет испытывать сложностей с управлением вне зависимости от того где именно находится решение.

Публичные облака – возможно не лучшая идея для целого ряда компаний, особенно в современных условиях. А вот частные ЦОДы, расположенные на территории России, позволят значительно снизить начальные затраты многих проектов, практически без увеличения рисков связанных с отказами и безопасностью ИТ-сервисов. Если необходимый вам новый сервер (с учетом поддержки и лицензий) стоит дороже, чем его 3-х летняя аренда, то скорее всего вам стоит подумать именно об аренде.

Да и в случае с используемой компанией оргтехникой, например, аренда принтеров и аутсорсинг печати может оказаться выгоднее, чем самостоятельное управление этим сервисом.

Отдавайте на аутсорсинг

Отношение к аутсорсингу у ИТ-служб очень неоднозначное. Вполне резонно многие ИТ-шники считают, что аутсорсеры отбирают у них хлеб. Там, где вся ИТ-служба сводится к 1-2 админам, сервисные компании действительно полностью заменяют ИТ-службы. Однако, в среднем и крупном бизнесе такой подход уже не работает. Как минимум за ИТ остается управление многочисленными поставщиками ИТ-услуг, а чаще всего множество других задач и процессов, которыми аутсорсинговые компании просто не могут заниматься.

Если в условиях ограниченного бюджета необходимо справиться с хронической перегруженностью ИТ-персонала, то аутсорсинг один из лучших выходов. Отдавайте аутсорсерам наименее ответственные и наиболее времязатратные задачи, все, что можно сделать удаленно и особенно то, где не требуется высокая квалификация персонала. Например, устанавливать обновления или заводить новых пользователей вполне могут сотрудники внешней поддержки. Нет необходимости держать в штате первую линию поддержки, многочисленных узких специалистов, разного рода системы, печать и т.д.

Если в в штате вашей ИТ-службы открылась вакансия (а такое периодически случается со всеми компаниями), подумайте, а действительно ли вам нужен еще один сотрудник ИТ?

Сократите затраты на аутсорсинг

Это нисколько не противоречит предыдущему пункту. Просто анализируйте затраты и результаты по каждому ИТ-процессу. Вполне возможно, что вернув некоторые процессы собственным сотрудникам, вы сможете снизить затраты ИТ-бюджета и повысить качество ИТ-услуг.

Особенно перспективным направлением для сокращения затрат выглядит консалтинг, а также новые ИТ-проекты. Полезность консультантов со временем сокращается, а вот их ставки нет. Внедрение новых проектов с привлечением интеграторов проходит быстро и по уже отработанной схеме, но затраты на такой проект могут в 3-5 раз превосходить затраты на собственный персонал, который полный рабочий день работает в том же проекте.

Работайте над продлением соглашений с аутсорсинговыми компаниями. Отжимать каждую копейку – не лучшая стратегия, но вот попросить обосновать затраты – вполне разумная идея.

Подумайте о преимуществах мультисорсинга, о самостоятельном заключении договоров с провайдерами услуг, о расширение сотрудничества с отдельными компаниями, и о других методах, ведущих к общему снижению затрат.

Сократите поддержку там, где можно

Нередко затраты на поддержку избыточны. Например, режим работы 24*7 требуется не так часто, как применяется и уж точно не для всех пользователей и приложений. Если простой системы в ночное (и любое другое) время не ведет к ущербу для компании, то нет необходимости гарантировать их круглосуточную работу, разворачивать для них мониторинг и средства восстановления. Впрочем, даже там где бизнес работает круглосуточно, уровень поддержки критических систем в ночное время может быть значительно ниже, чем днем.

Сократите затраты на лицензионное ПО

Затраты на лицензии могут быть весьма значительными, а потому на лицензиях можно и нужно экономить, в рамках лицензионных соглашений разумеется. Когда администратор устанавливает одну и ту же «лицензионную» Windows на 10 рабочих станций – это увеличение рисков бизнеса, а не экономия.

При приобретении лицензий стоит очень тщательно просчитать различные варианты лицензирования, включая модель подписки. Посмотреть на специальные предложения  (для стратапов, для разработчиков, для государственных и академических организаций и т.д. ), скидки от вендора и от поставщика, опции, варианты поддержки, необходимость платить за Software Assurance и другие аналогичные программы. Программное обеспечение – рынок, на котором многое определяет покупатель (особенно большой).  Газпром

В случае с лицензиями экономия начинается с аудита имеющегося в компании ПО, мониторинга его использования, отказа от дорогостоящих пакетов ПО в пользу бесплатных аналогов (там где эта альтернатива не связанна с профессиональной деятельностью сотрудника). Например, чтобы немного подрезать фотографию для корпоративного сайта не нужен Photoshop (при всех неоспоримых достоинствах этого пакета), бесплатный Paint .NET справится с этой же задачей не хуже.

Найдите и присвойте скрытые затраты на ИТ, которые несет бизнес в обход утвержденных ИТ-бюджетов. Скорее всего эти расходы тоже можно сократить.

В некоторых случаях стоит подумать о замене ряда бизнес-приложений на SaaS –сервисы. Можно начать с себя и вынести во вне Service Desk.

Отличным помощником в сокращении расходов может стать бизнес. Посчитайте стоимость владения для ИТ-систем. Уточните, а оправданы ли эти расходы с точки зрения бизнеса, предложите пути сокращения этих затрат – консолидация, унификация процессов в разных отделах компании, замена SaaS-сервисами и т.п.

Безопасность и восстановление после сбоев

С этими направлениями связаны самые распространённые и самые понятные для пользователей ИТ-страшилки, а потому и там и там можно потратить значительно больше, чем это необходимо. Впрочем, если пренебречь рисками и потратить меньше необходимого, то можно получить значительные риски и существенные затраты в будущем. Безусловно, какая то часть бюджета должна быть связана с безопасностью, отказоустойчивостью и восстановлением после сбоев.

Однако если на ваши 200 компьютеров у вас 2 полноценных ЦОДа в разных городах и организован географически распределенные отказоустойчивые кластеры для всех ваших систем, то подумайте, может быть, вы все же перебарщиваете? Ну, а десяток ЦОДов – явный признак того, что можно смело сокращать даже в таких компаниях, как Газпром.

Сократите все лишнее и не используемое

Чем больше ИТ-среда, тем больше в ней скапливается систем, которые никем не используются. Особенно быстро накопление разного рода мусора в виртуальных системах. Как только сотрудники почувствуют, что можно неограниченно использовать ресурсы виртуальных машин, они сразу же создают огромное количество не очень нужных им ресурсов. Однако не стоит забывать, что даже виртуальные машины отнимают ресурсы на поддержку и мониторинг. Вычистите, остановите и удалите лишнее.

Итого: Всегда найдется еще одна очень полезная для бизнеса ИТ-система, всегда требуется новое оборудование или замена серверов и рабочих станций и т.д.

Весь вопрос в том, как сбалансировать все эти затраты, как расставить приоритеты и отделить необходимое от желаемого. Остается только тщательно просчитывать считать TCO и ROI, каждый раз не забывая и про стоимость поддержки ИТ-систем и ИТ-процессов.

Дополнительные материалы

Комментарии (2)

  • Аватар

    [sozimov], 23 июня 2014, 23:33

    0

    Что то НЕ ТО, что нужно аутсорсеры всех мастей называют трудозатратным! ;)

    1) Создание пользователей

    2) уровень поддержки критических систем в ночное время может быть значительно ниже, чем днем

    и т.д.

    Вобщем вся старая болтовня. Лишь бы не мести мусор, и кабели по коробам не тягать под потолком 8 метров в 3 часа ночи!!!

    А как начинаешь говорить об желаемом с аутсорсерами, то ценник в миллион недвухсмысленно намекает: "Парень, протяни в ночную смену эти 100 метров кабеля сам!" :)

    • Аватар

      [sozimov], 24 июня 2014, 09:14

      1

      Критические системы обслуживаются исключительно в ночное время. Не критические ИТ системы существуют в другой галактике.

      Даже в конторе типа "Рога и копыта" в 9:00 утра выйдет на работу 3-5 человек, и.... скажите им не надо работать? Тупо платить зарплату за простое сидение?