Смартсорсинг.ру

Сообщество руководителей ИТ-компаний, ИТ-подразделений и сервисных центров

Статьи в блогах Вопросы и ответы Темы в лентах Пользователи Компании Лента заказов Курс по ITSM

Взаимодействие малых рабочих групп посредством документов группового редактирования

Введение

По воле случая я работаю на довольно крупном госпредприятии, которое является машиностроительным заводом. Тем не менее, имеется департамент управления информационным обеспечением, занимающийся поддержкой информационных систем, а так же созданием новых информационных систем.

Однажды, от бизнес-подразделения поступил заказ на создание некой системы, позволяющей назначать задания членам рабочей группы, и следить за их выполнением.
Конечно, можно все это уместить в рамках некой CRM, но решение это было бы громоздким, и вряд ли пользователи оценили всю мощь и гибкость CRM.

Постановка задачи

Реализовать назначение задач внутри рабочих групп. Звучит несколько размыто. На самом деле все довольно просто: с утра приходит начальник, раздает всем задания, после чего смотрит, выполнено ли, с какими примечаниями или задание еще совсем не выполнено.

Решение

С самого начала было найдено простое и «тупое» решение, использовать обычный файл, открытый на общий доступ. Пользователей такое решение устроило, после чего на наш Sharepoint-портал был загружен excel-файл с таблицей, куда начальник записывал задания, а пользователи отмечались, сделали они или нет, или какие примечания. Что примечательно, у Sharepoint Server есть замечательное приложение, называется ExcelWebApp. Оно позволяет редактировать файлы excel, в режиме совместного редактирования непосредственно в браузере.

То есть, с утра приходит начальник, у него открывается страница с таблицей в браузере, он вводит что кому нужно сделать, притом эти изменения автоматически появляются у других пользователей. Когда подчиненный изменяет таблицу, например, вписывая туда свой результат или комментарий, начальник сразу видит изменения.

Работает все просто волшебно, пользователи в восторге.

Минусы

Конечно же, есть и минусы. Sharepoint — очень прожорливая до ресурсов система, поэтому готовьтесь приготовить сервер (можно виртуальный), с большими ресурсами, которые можно было бы потратить на более благие дела.
Довольно велика цена за Sharepoint Server, а в бесплатном Sharepoint Foundation приложения ExcelWebApp нет, значит, работать не будет.

Все вышеперечисленное означает, что если у Вас небольшая компания, или не хочется много тратить, то стоит подумать об организации совместного редактирования документов другими средствами.

Google Документы

Совсем недавно у меня возникла необходимость ведения Backlog-ов для своих проектов, так как в своих проектах я использую Scrum. И тут тоже как нельзя лучше подходит использование группового редактирования документов.
Так как разворачивать Sharepoint я не собирался, да и не вижу смысла тратить на это время и деньги, то в качестве альтернативы идеально подходит Google Документы, в которых есть отличные средства для совместного доступа к общим документам.

Это идеальное, а главное бесплатное средство. Идеальное, если у Вас есть интернет. Если интернета нет, то стоит подумать, может быть его проще подключить, чем использовать всю эту ерунду с Sharepoint.

Вердикт

Использование средств группового редактирования документов позволит существенно повысить эффективность коммуникаций в рабочих групп, численность которых более трех человек.

А извращаться с Sharepoint, или использовать Google Документы, это уже Ваш выбор, как никак, это всего лишь инструменты для некой автоматизации бизнеса.

Комментарии (9)

  • Аватар

    Котельников Илья [iluha], 25 апреля 2011, 18:22

    0
    Согласен с Вами на счет Гугл документов - это очень-очень-очень удобно.
    Правда есть с ними маленький минус: один раз наш офис забанили на сервере Гугл Апп (не известно даже за что) и целый день 2 отдела в шоке не знали что делать, если доступ не восстановится.
    Вообще, мне немного стращно пользоваться такими классными и бесплатными сервисами - боюсь привыкнуть и попасться на удочку ценообразования.
    Антон, а ты используешь при проектировании Гугль-дровинг? Судя по презентациям, в недалеком будущем он сможет составить легкую конкуренцию MS Visio...
    • Аватар

      Стерхов Антон Сергеевич [Kareoliz], 25 апреля 2011, 22:41

      0
      Да, к сожалению, контроль над документами ускользает при использовании сторонних сервисов. Однако, это только царям контроль важнее развития, менеджер же наоборот должен развивать что-либо, пусть даже в ущерб контролю.

      Помимо Google Документы есть еще сервис от Microsoft, подобный тому, который используется в Sharepoint. Но мне он менее понятен и MS я в принципе не люблю.

      Google Drawing хорош, его использую когда нужно что-то накидать на скорую руку. В MS Visio, функционал, конечно, много больше, но большинство функций, там используемых, есть в Google Drawing.
  • Аватар

    Рубинштейн Кирилл [krubinshteyn], 25 апреля 2011, 18:27

    0
    Гуглдоксы уже прочно входят в мою жизнь. Количество документов, создаваемых там (и далее расшариваемых), уже превосходит количество документов, которые с создаю на локальном диске а потом отправляю по почте.

    Для групповой работы с документами -- хорошее решение. НО! Есть более интересные варианты. Например, мы используем Jira Studio. Там и wiki c коллективной работой, и обсуждение требований и трекинг. Для SCRUM-а самое то. У меня конечно есть задачи, которые не до конца решаются в Jira Studio (я о них вот тут писал). Но в целом пойдет.

    А для трекинга задач подчиненным -- есть другие, в т.ч. бесплатные решения. Их много, даже перечислять нет смысла. Достаточно в гугле написать "трекинг задач" или "task tracking". Нужно же просто раздать задачи и посмотреть на выполнение?

    Но в любом случае, вы нашли быстрое и удовлетворяющее всех решение.
    • Аватар

      Стерхов Антон Сергеевич [Kareoliz], 25 апреля 2011, 22:46

      0
      Пока что у нас SCRUM находится на "опробовании", поэтому нам пока Google Документов хватает, но, думаю, что потом обязательно станет выбор подобной системы.

      Скажу честно, таск трекинг не гуглил, как-то даже в голову не приходило, пользователи сразу согласились на использование файла. Им же так привычно видеть перед собой Excel или Word, хоть и в браузере.
      • Аватар

        Шафигуллин Ренат [Renat], 28 апреля 2011, 11:33

        0
        Мы тоже для офисных документов используем Google Docs. А вот для обсуждения задач или создания простых документов (простые тексты, графики, таблицы, схемы и mindmap) у нас установлен TeamWox. Очень удобно, например при совместном заказе обедов каждую неделю ставится совместный таск (заранее сделали шаблон об него с таблицей и со списком сотрудников). Каждый заходит в него и делает свой заказ. Тоже своего рода групповая работа с документом.
        Спасибо, за описание решение вашей задачи. Почему то думал, что в бесплатном SharePoint уже есть совместная работа с документами.
        • Аватар

          Стерхов Антон Сергеевич [Kareoliz], 28 апреля 2011, 11:46

          0
          В бесплатном Sharepoint Foundation есть возможность совместной работы над документами портала лишь через настольный Word 2010. Это совсем неудобно, если сравнивать с Google Документы, или даже с ExcelWebApp.
  • Аватар

    Чернин Роман [rchernin], 25 апреля 2011, 18:31

    0
    Хороши гугл-докс, но когда документов становится много, без вебовской (wiki-подобной) обвязки для линковки, навигации и быстрого редактирования становится не удобно.

    Наверное решение на базе sharepoint этой проблемой не обладает?

    Мне кажется идеальным решение совмещающее в себе возможности google docs по совместной работе с офисными форматами документов + wiki в одном флаконе. С общим интерфейсом, навигацией и т.д.

    Нет ли у кого success stories?
    • Аватар

      Стерхов Антон Сергеевич [Kareoliz], 25 апреля 2011, 22:49

      0
      Ох, проблем в sharepoint'e много и даже очень. В том числе при увеличении количества элементов. Кое-как спасают различные фильтры, но удобных решений особо нет.
    • Аватар

      Гончаренко Олег Юрьевич [helgo], 27 апреля 2011, 17:34

      0
      Share Point - это электронный документооборот, даже скорее электронный архив документов. В Google Docs не зайдешь с обычного интерфейса Windows (Проводник или Мой Компьютер). Очень удобно хранить большой массив документов - для большой компании вещь незаменимая - его можно интегрировать с учетной системой, например 1С:Управление торговлей (!). По поводу форматов файлов: удобно работать практически со всеми известными форматами, в том числе Open Office. А по поводу Google Docs - не все браузеры равно поддерживают, и тем более происходят периодически проблемы с форматированием больших текстов, инструментарий для форматирования текста еще не развит практически. Но для совместной удаленной работы и хранения небольшого количества документов - вещь незаменимая. Что и говорить, для небольшой фирмы - вполне подойдет. Тем более очень хороши последние инновации - сервис обсуждений во время совместной работы, возможность добавления описаний документа (Description). А еще я как любитель сервиса Blogger особо ценю возможность Publish on the Web :-)
      Что я вобщем хотел сказать: много плюсов у обоих продуктов, но их лучше не сравнивать, поскольку круг выполняемых задач отличается.