Смартсорсинг.ру

Сообщество руководителей ИТ-компаний, ИТ-подразделений и сервисных центров

Статьи в блогах Вопросы и ответы Темы в лентах Пользователи Компании Лента заказов Курс по ITSM

10 правил работы с электронной почтой для предпринимателя

10 правил работы с электронной почтой для предпринимателя

Это банальные правила, но для многих они могут быть очень полезными.

1. Электронная почта - сегодня это ненадежное средство коммуникации. 

Но по прежнему, наиболее традиционное. Если вы отправили важное письмо клиенту или партнеру, и вам нужно, чтобы его прочитали - отправьте ему короткое сообщение (SMS, Telegram, Whatsapp, iMassage, Facebook, VK) с уведомлением “я отправил важное письмо на email”. Ну или позвоните по телефону в особо сложных случаях.Для надежного, гарантированного получения входящей почты читайте пункт 7 :)2. Не читайте и не разбирайте почту постоянно - это признак плохого менеджемента. 


Если помимо коротких сообщений от сотрудников, вы получаете более 10 электронных писем по бизнесу в день - ваш бизнес хреново настроен. В том смысле, что вы хреново им управляете и плохо делегируете. Если же вы ИП или фрилансер и получаете более 10 писем в день - пора задуматься о росте бизнеса и найме сотрудников. Почитайте лучше что-то более полезное - например книжки по менеджменту.

3. Ваш бизнес обязан использовать электронную почту на корпоративном домене. 

Это не обсуждается. Предприниматель, который пишет своими контрагентам (не друзьям) с адреса dummy154@usa.net - либо уже Уоррен Баффет, либо уже никогда им не станет. Даже если вы ИП или фрилансер - заведите для своего бизнеса домен и почту типа mail@petrov.pro или info@semenov.biz.

4. Используйте для сотрудников бизнеса обезличенные почтовые адреса. 

Ваш сотрудник из отдела маркетинга не должен отправлять клиентам почту с адреса ivanov@bestcompany.com. Сотрудник может уволиться, на его место придет новый и продолжит работу с электронной почтой marketing@superteam.ru. Фамилию сотрудника можно настроить, как алиас к его обезличенному адресу. 

5. Используйте электронную почту в бизнесе только для общения с клиентами и партнерами. 

Ежедневное общение с сотрудниками должно быть полностью выведено на корпоративный портал в виде коротких сообщений или комментариев по рабочим задачам. Нет корпоративного портала? Заведите. 

6. Не отправляйте по электронной почте документы или фото. 

Отправьте в письме приватную (или публичную) ссылку на документ или фото, которые загружены в Яндекс.Диск, Dropbox или аналог. Если вы еще не умеете этого делать, то научитесь и научите этому ваших клиентов и партнеров - они вам скажут много раз спасибо.

7. Прекратите использовать собственный (локальный или на хостинге) почтовый сервер - перенесите бизнес-почту в публичное облако. 

Если вы не владелец IBM и не директор Coca-Cola, то Яндекс и Mail.ru уже давно сделали бесплатное решение для организации корпоративной электронной почты вашего бизнеса (такая маза есть только в России кажется). А Google Apps для бизнеса или Офис365 включает еще и кучу других ништяков кроме почты. Это намного надежнее и безопаснее, чем пыльный сервер в подсобке или в гараже соседа. И полностью отсутствует спам.

8. Используйте для работы с почтой веб-интерфейс и/или мобильные приложения. 

Облачные сервисы из пункта 7 позволяют делать это максимально комфортно и с любых устройств. Локальные почтовые программы, архив контактов и почты в папке или файле outlook.pst, и протокол POP3 - это уже просто закаменный век. Даже если пользуетесь локальной почтовой программой - используйте протокол IMAP.
 


9. Настраивайте автоматическую сортировку регулярной почты - по папкам, цепочкам и тегам - это очень удобно. 

Рассылки автоматически уходят по своим папкам и не засоряют “Входящие”. А в цепочках собираются обсуждения по темам сообщений. Используйте поиск для быстрого доступа к нужным темам и информации.

10. Избавьтесь от страха потерять архив электронной почты (за 100 предыдущих лет). 

Или от страха, что в нее залезет злой хакер или другой плохой дяля. Если вы не теневой делец и не мексиканский наркобарон, то от потери почты в вашей жизни ничего не изменится - ни вы, ни ваша почта никому не нужны. Помните про возможности из пункта 7. 


И еще один момент. Важнейшая функция электронной почты сегодня - это авторизация на онлайн-ресурсах типа Facebook и восстановление паролей доступа к этим ресурсам. Эту же функцию может выполнять и ваш мобильный номер. Но пока еще электронная почта очень важна для этого. Поэтому храните пароль от почты всегда только в голове. Используйте длинные и сложные пароли и многоуровневую авторизацию.

Возможно, что этот список будет изменяться и дополняться.

Дополнительные материалы

Комментарии (30)

  • Аватар

    Ланцев Андрей [Sansey], 07 апреля 2014, 13:56

    0
    С 6 и 7 пунктами готов поспорить. А в целом здраво.
    • Аватар

      Липский Денис [DenLee], 08 апреля 2014, 16:13

      0

      хм, и правда, а чем автору документы в почте не угодили? 

      Мне удобно, что всё можно найти в почте, что присылали, а не тыкаться в уже мертвые ссылки на дропбоксы и т.п...

      • Аватар

        Пустовит Андрей [apustovit], 08 апреля 2014, 18:33

        0
        Мне вообще интересно дпробоксоманы и гуглидрайвманы реально пробовали этот обмен в насыщенном рабочем процессе? Когда не экселевские файлики передаются, а что-то более "тяжелое". И надо передать/получить быстро. Мы таким клиентам "нарезаем" VPS с OwnCloud и они шуруют на 10-ти мегабитных каналах в пределах Украины аж пыль столбом стоит.
  • Аватар

    Головко Константин [sardigital], 07 апреля 2014, 13:56

    1
    ФСБ, АНБ будет радо почте у мыло.ру, яндекса и гугла с микрософтом, ага. Спасибо за "отличный" совет.
    • Аватар

      Севрук Владимир [sevruk.com], 07 апреля 2014, 16:25

      0
      Вы наркобарон? :)
      • Аватар

        Головко Константин [sardigital], 07 апреля 2014, 16:39

        1
        Нет. Но в России занимаюсь коммерческой деятельностью и считаю что хранить почту на своих серверах безопасней, чем в яндексогуглах.
        • Аватар

          Севрук Владимир [sevruk.com], 07 апреля 2014, 16:41

          0
          Приходит к вам полиция по левой бумаге из налоговой и уносит почтовый сервер, если он у вас в офисе в подсобке стоит. И что дальше?
        • Аватар

          Севрук Владимир [sevruk.com], 07 апреля 2014, 16:42

          0
          А если у вас почтовик где-то в ЦОД размещен, то какая разница? Google Apps по любому дешевле. И наджнее.
          • Аватар

            Головко Константин [sardigital], 07 апреля 2014, 16:54

            0
            Надежнее чем что? Дешевле насколько?
            • Аватар

              Севрук Владимир [sevruk.com], 07 апреля 2014, 17:09

              0

              Надежнее, чем любой собственный сервер, который и в ЦОДе тоже может перегреться и упасть на неопределенное время.

              Дешевле, чем железо, возможные лицензии, настройка и поддежка в перспективе 2-х лет.

              Почтовик на 50 пользователей в ЦОДе за два года заберет тысяч 200 русских денег без учета стоимости возможных лицензий.  

              Гугл Аппс заберет за эти же два года столько же, но он будет съедать их помесячно, финасово прозрачно, а кроме того, вы получите еще и полный набор лицензионного софта и Гугл Драйв в придачу по 20 ГБ на пользователя. Т.е. уже и фаловый сервер не нужен и бэкап не нужен и так далее. Бизнесу одни сплошные плюсы.

              А Яндекс.Почта вообще ничего не заберет :)  

  • Аватар

    Головко Константин [sardigital], 07 апреля 2014, 13:57

    0
    Про PGP/GPG ни слова...
  • Аватар

    Ланцев Андрей [Sansey], 07 апреля 2014, 13:57

    0

    И да, первое правило где? Не видно.

    Чем РОР3 не угодил? Я пользуюсь, мне нравится.

    • Аватар

      Севрук Владимир [sevruk.com], 07 апреля 2014, 16:29

      0

      Исправил.

      POP3? Мы уже даже на локальных почтовых серверах от него отказались.

      Клиентов тотально переклчаем на web-интерфесы даже в Exchange или Kerio. 

      • Аватар

        Ланцев Андрей [Sansey], 08 апреля 2014, 13:03

        0

        Да нет, я не против ИМАП, но сам просто как-то прикипел к ПОП3:))

        Ну, а клиентов подключаем согласно требования и возможностям.

  • Аватар

    Головко Константин [sardigital], 07 апреля 2014, 14:10

    0

    >> Важнейшая функция электронной почты сегодня - это авторизация на онлайн-ресурсах типа Facebook и восстановление паролей.

    Смешались люди-кони.

  • Аватар

    Перерва Станислав [paranoya], 07 апреля 2014, 18:55

    0

    >>1. Электронная почта - сегодня это ненадежное средство коммуникации.

    А надёжное средство какое? И что можно предложить взамен, ну, если, вдруг, захочется уйти от электронной почты?

    • Аватар

      Севрук Владимир [sevruk.com], 07 апреля 2014, 19:24

      0

      Так я же написал - надо пользоваться дублирующими каналами связи. Коих сейчас навалом. Переслать ссылку на документ, загруженный в дропбокс, можно где угодно. А получать входящие запросы от клиентов можно, например, напрямую с сайта в CRM - через формы или еще как-то. Электронная почта не панацея.

    • Аватар

      Пустовит Андрей [apustovit], 07 апреля 2014, 19:55

      0
      Даже вроде в спецификации SMTP написано, что это протокол не гарантированной доставки.
  • Аватар

    Клюев Александрович [makkl], 08 апреля 2014, 20:00

    0

    2. Не читайте и не разбирайте почту постоянно - это признак плохого менеджемента. 

    Вот с этим поспорю - много писем в почте - не повод ее не читать и не разбирать. Возможно, это плохой менеджмент, но это не повод

    • Аватар

      Клюев Александрович [makkl], 08 апреля 2014, 20:02

      0
      6. Не отправляйте по электронной почте документы или фото. 
      Почему? Объемные документы, да. Но как много именно "документов" больших? Видео, архивы, презентации - да, облако рулит. Но почтовый сервис вам и так этого не даст сделать. Умные менеджеры все уже придумали за нас
    • Аватар

      Клюев Александрович [makkl], 08 апреля 2014, 20:05

      1

      7. Прекратите использовать собственный (локальный или на хостинге) почтовый сервер - перенесите бизнес-почту в публичное облако. 

      Опять спорный вариант - если есть клиент, он хочет платить за СВОЙ сервер, со своим блэкджеком и парампампам, то почему нет? Среди собственников частенько такие желания появляются. Тотальный контроль и все дела. Вечно за всеми шпионят, крадут и воруют, жить спокойно не дают. 

      P.S. Это пример из жизни. Вот прямо сейчас и настраиваем сервер для переезда из облака домой. ))

  • Аватар

    Safa Alex [Alex Safa], 04 марта 2016, 15:32

    0
    С 7м пунктом я абсолютно согласен! Лучше проводить сови рассылки через сервисы, такие как standartsend.ru и не переживать!