Смартсорсинг.ру

Сообщество руководителей ИТ-компаний, ИТ-подразделений и сервисных центров

Статьи в блогах Вопросы и ответы Темы в лентах Пользователи Компании Лента заказов Курс по ITSM

Как работает регистрация заявок клиентов через email

Как работает регистрация заявок клиентов через email

На прошлой неделе состоялось обновление SmartNut, в рамках которого появилась возможность регистрации заявок клиентов, приходящих на email техподдержки.

Кроме того, появилось общее для аккаунта компании файловое хранилище, куда можно «складывать» техническую документацию, регламенты и все остальное, что требуется.

В этой статье хочу подробнее рассказать, как все работает.

Регистрация заявок по email

Разбирать почту можно пока только с одного ящика, параметры доступа к которому задаются в настройках:

После настройки параметров доступа к почтовому ящику необходимо нажать на кнопку включения функции чтения почты и регистрации заявок:

С этого момента SmartNut будет раз в 10 минут проверять указанный почтовый ящик на наличие новых писем. В случае, если подключиться к почтовому серверу в течение 3-х раз не получается, процедура выключается, а администратор аккаунта компании получает соответствующее уведомление.

Заявки на базе писем будут создаваться по следующему правилу (см. картинку):

Файлы, прикрепленные в письму и весом более 2 мб к заявке не прикрепляются (о таких случаях будет написано в тексте созданной по письму заявке).

При этом, если адрес, с которого поступила заявка, будет найден среди адресов контактных лиц клиентов или пользователей, то такая заявка автоматически «привяжется» к найденному контактному лицу и клиенту.

Если же email в базе не найден, то заявка привяжется к клиенту и контактному лицу, указанному в настройках как «дефолтный» для таких ситуаций:

Файловое хранилище

Для удобства использования системы мы реализовали файловое хранилище. В нем можно хранить как файлы, привязанные к конкретным объектам системы (заявки, договоры), так и независимые от каких-либо объектов.

Максимальный размер файла, который можно хранить в системе — 10 мегабайт.

К заявкам можно прикреплять, например, скриншоты с ошибками:

А к договорам — сканы офлайновых версий оных:

Без привязки к объектам системы в файловое хранилище можно загружать, например, шаблоны договоров.

Получить доступ к системе можно на сайте.

А чего бы вы хотели увидеть в первую очередь (личный кабиент клиента уже запланирован, нстает и его очередь пойти в разработку).

Комментарии (8)