Смартсорсинг.ру

Сообщество руководителей ИТ-компаний, ИТ-подразделений и сервисных центров

Статьи в блогах Вопросы и ответы Темы в лентах ITSM 365 Пользователи Компании Лента заказов Курс по ITSM

Совместная работа: можно ли ее поставить в центр рабочего процесса?

Совместная работа: можно ли ее поставить в центр рабочего процесса?

На сегодняшний день доступны десятки приложений, позволяющих использовать социальные инструменты внутри компании для развертывания совместной работы между сотрудниками. Но одно дело внедрить какое-то решение, и совсем другое — перестроить корпоративную культуру так, чтобы сотрудники в ежедневной работе обращались к этим инструментам. Хотя многие компании как на Западе, так и в России уже привыкли к мысли о том, чтобы использовать социальные возможности для общения с клиентами и партнерами, внутри ИТ-инфраструктуры коммуникации, зачастую, остаются прежними. При этом многие специалисты считают, что при отсутствии должной практики совместной работы внутри бизнеса, «внешние» социальные инструменты не будут на 100% эффективны. Лучший пример – это использование в бизнесе данных, собранных маркетингом. Если отклик клиентов в виде определенного набора показателей, оперативно не получат другие службы компании, анализ частично потеряет свою актуальность.

Большинство людей все еще полагаются на электронную почту, как на основной инструмент совместной работы. Другие предпочитают внутренним инструментам внешние, к примеру, социальные сети, поскольку к работе с ними они уже привыкли и не видят смысла что-либо менять. Очевидно, что электронная почта уже не отвечает всем потребностям бизнеса, а внешние службы в некоторых случаях могут стать даже угрозой безопасности. Соответственно, сотрудников надо каким-то образом переключать на непривычные им внутренние сервисы.

Проблема подключения сотрудников к инструментам совместной работы интернациональна. Кто-то пытается использовать в качестве инструмента мотивации обычные распоряжения вышестоящего персонала; другие мотивируют сотрудников финансово, обещая определенное вознаграждение активным пользователям. Но факт остается фактом, подобные «насильственные» методы не дают внедряемым инструментам показать всю свою эффективность. Сотрудники участвуют в подобных проектах, только если они что-то получают от внутреннего сообщества, например, знания, эмоциональный комфорт, поддержку.

Не существует универсального рецепта, как мотивировать сотрудников искать во внутренних инструментах пользу для себя. Но существуют некоторые хорошие советы, помогающие адаптировать средства совместной работы. Часто действительно работают:

  • Интеграция инструментов совместной работы с подсистемой электронной почты и другими привычными средствами коммуникаций. Хотя электронная почта (как и большинство других средств обмена информацией, используемых в ежедневной работе) представляет собой неструктурированный беспорядок из данных, для большинства она остается центром совместной работы с коллегами. Это ведь не случайно, что многие другие социальные инструменты посылают уведомления именно на электронную почту.
  • Использование технологий, помогающих связать воедино несколько инструментов совместной работы, к которым сотрудники уже адаптировались. Практика показывает, что внедрение одного универсального, но никому не знакомого инструмента не всегда дает ожидаемые результаты. Если сотрудник и так пользуется 10-ю службами для личных целей, 11-я, регламентированная компанией, не облегчит ему жизнь. Гораздо больший эффект может дать некая служба-агрегатор инструментов, помогающая сотрудникам управлять внутренними и внешними потоками информации.
  • Переход на мобильные технологии. Миниатюрные ноутубки, планшеты и сматрфоны продолжают развиваться, наращивая ресурсы и возможности. Многие сотрудники хотели бы использовать инструменты совместной работы на мобильных устройствах. Поэтому предпочтительно, чтобы такие инструменты работали на всем диапазоне доступного аппаратного обеспечения, от смартфонов до планшетов. Статистика говорит о том, что сотрудники охотнее используют корпоративные инструменты совместной работы, если они доступны на разных платформах.
  • Равные возможности ваших корпоративных служб и инструментов, которые использует сотрудник на стороне. Если внедряемые службы по функционалу будут существенно уступать тем инструментам, которые он использует для личных целей, их использование будет саботироваться.
  • Формирование в интранете центра совместной работы. Если в интранете уже есть внутренний портал, где сотрудники читают новости и получают какую-то дополнительную информацию, социальная платформа должна быть его частью. Отдельный сайт, реализующий социальные инструменты, скорее всего, будет игнорироваться.
  • Минимизация количества профилей для персонала. Следует придерживаться идеи минимального количества профилей, необходимых сотрудникам для подключения к центру совместной работы и использования остальных инструментов взаимодействия.

Дополнительные материалы

Комментарии (8)

  • Аватар

    Бычков Валерий [vbychkov], 15 сентября 2011, 08:52

    0
    Корпоративные продукты по удобству общения далеко отстают от публичных проектов. Форумам Sharepoint и других корпоративны[ порталов далеко до Facebook или Twitter. Разве что с мгновенными сообщениями все более-менее одинаково, но опять же малому бизнесу проще использовать Skype, чем покупать UC
  • Аватар

    Яковлев Андрей Михайлович [swtws], 15 сентября 2011, 11:18

    1
    Формирование центра работы в интернете - от лукавого. Социалки, форумы, чаты и проч - именно не для работы. Хорошо, если хобби и работа - одно и тоже, а у начальника лидерские качества свыше 9000 и он и в коллективной работе и вне работы все одно лидер.
  • Аватар

    Гончаренко Олег Юрьевич [helgo], 15 сентября 2011, 16:30

    0
    Минимизация количества профилей для персонала - вот она идея "Упрощайте и еще раз упрощайте" в действии :-) 
    По поводу сервисов для совместной работы - думал как-то над тем, есть ли универсальное решение, чтобы там всё было, работало хорошо и не хотелось ничего другого :-) 
    Внутренние порталы в интранете, к сожалению, уступают некоторым бесплатным проектам, в которых зачастую сделать определенную работу и быстрее и легче: для проектной работы подходит - teamlab, для работы с документами - google docs, для работы с фотографиями - picasaweb, для онлайн общения - skype. Честно говоря всю работу с заметками, а также обмен ссылками перенес на facebook...