Смартсорсинг.ру

Сообщество руководителей ИТ-компаний, ИТ-подразделений и сервисных центров

Статьи в блогах Вопросы и ответы Темы в лентах ITSM 365 Пользователи Компании Лента заказов Курс по ITSM

Как повысить эффективность работы сотрудников: 9 полезных сервисов

Как повысить эффективность работы сотрудников: 9 полезных сервисов

 

Повышение эффективности офисных сотрудников
 

Тренд на создание максимально комфортных условий для сотрудников в офисе имеет свои побочные эффекты — иногда чрезмерная забота о коллективе со стороны руководителей приводит к тому, что работники расслабляются и становятся менее эффективными. Для борьбы с подобными явлениями используют ряд специализированных сервисов.

 

«Босс Контроль»

 

На входе в большую часть офисных помещений уже давно устанавливаются турникеты, с помощью которых можно собирать данные о посещаемости сотрудников — для прохода в офис, к ним нужно приложить пропуск. Проблема здесь в том, что настройка работающих локально систем контроля — не самое простое дело.

 

В свою очередь, «Босс Контроль» — это облачный сервис, который состоит из терминалов контроля доступа и сервиса обработки данных. Терминал вешается на стену, сотрудники с его помощью отмечаются на входе, а затем система формирует отчеты о посещаемости.  Если сотрудник без уважительной причины опаздывает, уходит с работы пораньше или часто ходит на перекуры  — это сразу станет известно менеджменту.  В итоге сотрудники больше времени проводят на рабочем месте.

 

Pay Punch

 

Биометрическая система учета посещаемости сотрудников и отработанного ими времени. По аналогии с предыдущим инструментом, в офисе также устанавливается специальный прибор, к которому сотрудники прикладывают палец или руку. Таким образом осуществляется контроль отработанного времени, что особенно удобно в случае необходимости расчета заработной платы в почасовом режиме.

 

Информация о посещаемости сотрудников автоматически передается руководству и бухгалтерии. Поскольку система биометрическая, то обмануть ее, например, попросив коллегу в офисе приложить карточку отсутствующего в нем сотрудника не получится.

 

CrocoTime

 

Однако сам факт нахождения в офисе и на рабочем месте еще не говорит о том, что сотрудник эффективно работает. Ничто не мешает ему «создавать видимость» бурной деятельности, на самом деле тратя время на не относящихся к работе сайтах или в развлекательных приложениях. Потери от такого непродуктивно времяпрепровождения могут быть весьма существенными — по разным оценкам, это наносит общий урон экономике страны в сотни миллиардов рублей в год.

 

 

Для того, чтобы узнать, какой процент рабочего времени сотрудник потратил на решение бизнес-задач, а сколько «прокрастинировал» на развлекательных ресурсах, помогает сервис CrocoTime. На основе собранных данных он высчитывает коэффициент продуктивности каждого сотрудника, а также предоставляет руководству отчеты о том, какие ресурсы отнимают у работников больше всего времени.

 

Disciplina.ru

 

Еще одна система повышения эффективности офисных сотрудников. Disciplina.ru не только собирает информацию об использующихся программах и приложениях, но и следит за соблюдение рабочего графика, а также фиксирует перерарботки.

 

 

Впоследствии создаются отчеты, позволяющие понять структуру рабочего дня каждого конкретного сотрудника — на какие задачи у них уходит больше всего времени, в какие периоды они работают больше или меньше. Эти данные помогают руководству оптимизировать рабочие процессы так, чтобы не перегружать работников, но и не позволять им чрезмерно расслабляться.

 

Контроль выездных работников

 

Контролировать офисных сотрудников легче хотя бы по той простой причине, что они находятся в одном месте и, как правило, руководитель может довольно легко с ними пообщаться. Другое дело выездные работы — например, монтаж оборудования, сборка мебели, уборка или доставка.

 

Здесь сотрудники, зачастую, имеют большую свободу, что иногда приводит к проблемам — например, некачественному выполнению работ или обманам («халтура» на клиента в обход работодателя с использованием материалов и инструментов компании).

 

Чтобы повышать эффективность мобильных работников, а также лучше их контролировать используются специальные инструменты, получившие на Западе название field management software.

 

Planado.ru

 

Работа на выезде подразумевает свободу — и именно это часто ценят мобильные сотрудники. Однако отсутствие начальника, стоящего «над душой», создает различные соблазны. От банального обмана работодателя — никто не помешает сделать работу, а деньги взять себе в карман — до ошибок при выполнении задачи из-за пропуска каких-то неважных, по мнению мастера, шагов.

 

Инструменты field management, и в том числе сервис Planado, призваны дать руководителям бизнеса возможность контролировать своих сотрудников и задавать единый стандарт выполнения ими работ.

 

Сделать это помогают, к примеру, контрольные списки (чеклисты) — в мобильном приложении сотрудника содержится информация по заказу, а также перечислены все шаги, которые нужно проделать, чтобы решить задачу наилучшим образом. Таким образом исключается ненужная при выполнении однотипной работы (которую, как правило, и делают выездные сотрудники) самодеятельность, и повышается общее ее качество. Кроме того, в таких условиях новички делают меньше ошибок и быстрее втягиваются в рабочий процесс.

 

 

После решения задачи сотрудник создает в приложении фотоотчет, на котором видно, что работа выполнена качественно (собранная мебель, установленное оборудование, чистая после уборки комната и т.п.), и отправляет его в офис. Таким образом руководство сразу может увидеть недочеты и указать на них. Кроме того, сервис интегрирован с «Яндекс. Картами», что позволяет работодателю видеть передвижения сотрудников в режиме реального времени, и оптимизировать их маршруты с учетом пробок. Это помогает выполнить за день больше заказов.

 
 

Task24

 

Сервис Task24 предоставляет своеобразную биржу удаленных заказов. С его помощью мобильные сотрудники могут заходить в систему и разбирать заказы, которые им удобнее выполнить (впрочем, их можно и назначать конкретному работнику). После принятия заказа, мастеру открывается подробная информация о задаче. В процессе выполнения работы сотрудник отмечает в системе свои трудозатраты.

 

 

Как и в примерах выше, система отслеживает местонахождение сотрудников на карте. По итогам выполнения работы система генерирует отчеты, которые могут быть использованы, к примеру, для расчета заработной платы. Кроме того, реализован API, который позволяет выгружать информацию в 1С и другие системы, а также интегрировать Task24 с софтом сотрудников call-центра.

 

Контроль удаленных сотрудников

 

При работе с удаленными сотрудниками (фрилансерами, личными помощниками и так далее) проблема контроля является одной из основных. Для повышения продуктивности таких взаимодействий представители компаний также могут использовать специализированный софт.

 

JoDo.Im

 

Простой сервис с незамысловатым дизайном, который помогает структурировать информацию при работе с удаленными сотрудниками и фрилансерами. Общение руководители или заказчика с исполнителем проходит в Jabber-чате, где с помощью специальных команд можно ставить работнику задачи, которые не пропадут в логах общения, а будут занесены в базу.

 

 

Таким образом всегда можно восстановить всю последовательность задач и подзадач. При этом система не даст исполнителю отрапортовать о завершении работы, если какие-либо из подзадач не были выполнены.

 

Отслеживание выполнения плана

 

Существует большое количество систем для управления проектами. С их помощью руководители могут отслеживать реальную эффективность работы сотрудника, а не только собирать информацию о времени пребывания в офисе или используемых в течение дня программах.

 

Pyrus

 

Сервис Pyrus позволяет решать проблему срыва сроков, которая может серьезно вредить бизнесу — очень часто даже важные проекты завершаются позже установленных дедлайнов, что имеет различные негативные последствия для бизнеса.

 

 

Pyrus позволяет выявлять сотрудников, которые не укладываются в дедлайны. С помощью подобного софта руководители могут отслеживать задачи и заниматься отладкой бизнес-процессов, а также выявлять сотрудников, которые не успевают выполнить работу в срок.

 

Повышение эффективности работников ресторана

 

Ресторанный бизнес традиционно страдает от злоупотреблений и неэффективности работы сотрудников. Случаи плохого обслуживания или банального воровства встречаются сплошь и рядом. Рестораторы стремятся победить эти проблемы с помощью внедрения специальных инструментов контроля.

 

Jowi

 

Существует большое количество инструментов контроля персонала ресторанов. Исторические такие сервисы делились на облачные — вся информация хранится на удаленном сервере — и локальные, когда все нужные данные сохраняются прямо в заведении. У систем каждого типов были свои минусы — при использовании облачных сервисов при проблемах с интернет-соединением работа ресторана может встать, а в случае локального размещения к данным могут получить доступ нерадивые сотрудники, что открывает путь для злоупотреблений.

 

Поэтому начали появляться гибридные системы, вроде Jowi. Они комбинируют оба метода работы с данными — система может работать локально даже без интернета, а при появлении соединения данные закачиваются на облачный сервер.  

 


Подобные инструменты помогают повысить скорость обслуживания за счет автоматизации процесса приема заказа и его передачу от официанта к повару. Сценарий использования может быть таким — с помощью планшета с установленным приложением официант принимает заказ, на кухне повару тут же выводится список блюд, а менеджер зала может выставить время, за которое тот должен успеть приготовить заказ. Затем официанту так же на планшет придет оповещение, и он отправится забирать заказ (а не будет постоянно ходить на кухню, чтобы выяснить, как с ним обстоят дела).

 

Помимо собственно автоматизации работы, системы контроля предоставляют возможность получения отчетов обо всех важных показателях ресторана — данные по заказам, остатки продуктов на складе и т.д. Все это снижает вероятность обмана — сотрудники не могут утаить часть выручки, или, к примеру, воровать продукты с кухни или напитки из бара.

 

Комментарии (1)

  • Аватар

    [GreyBear], 02 января 2017, 10:10

    0

    Не верное название статьи, она не про инструменты повышения эффективности, а про инструменты контроля деятельности.