Смартсорсинг.ру

Сообщество руководителей ИТ-компаний, ИТ-подразделений и сервисных центров

Статьи в блогах Вопросы и ответы Темы в лентах Пользователи Компании Лента заказов Курс по ITSM

Что делать с хаосом в управлении бизнесом?

Что делать с хаосом в управлении бизнесом?

Стоит только хаосу проникнуть в офис, и, он поразит ваш бизнес, как вирус. Дезорганизация не просто раздражает, она вредна для компании. Чем хуже организована работа, тем ниже прибыль. Вот несколько советов, которые помогут вам избежать хаоса в управлении бизнесом.

Управление делопроизводством. Текущие задачи требуют стандартных процедур. Установите принципы работы с документами. Любой документ, который попадает в офис, должен быть рассмотрен, принят к исполнению и подшит в соответствующую папку (а не валятся неделями на столе). Управление ИТ-системами предполагает администрирование и резервное копирование данных. Если произойдет сбой в работе систем, сотрудники должны знать, что делать.

Распределение обязанностей. Сотрудники должны знать, кто за что отвечает. Если не будет ответственных, вы даже не сможете найти бумагу или распечатать отчет, когда это будет нужно. Нужен один человек, который будет заниматься закупками расходных материалов и оборудования. То же самое касается и управления ИТ-системами. Вам нужен специалист, который будет отвечать за информационную безопасность, обновлять программное обеспечение и т.п.

Сохранение и обновление данных. Необходимо поддерживать записи в актуальном состоянии. Во избежание путаницы, никогда не откладывайте обновление записей. Если у вас появился новый клиент – сразу же внесите его в базу данных. Если изменилась контактная информация или банковские реквизиты клиента – сразу же внесите соответствующие изменения в базу. И не забывайте о резервном копировании и защите персональных данных.

Организация рабочего пространства. Для эффективной работы нужен удобный и безопасный офис. Вам не приходится обходить препятствия или запинаться за провода, передвигаясь по офису? Удобная ли у вас мебель? Под рукой ли все необходимые вещи? А как обстоят дела с освещением и вентиляцией? Есть различные способы организации рабочего пространства, но при обустройстве офиса рекомендуется отталкиваться от основных принципов эргономики.

Распорядок дня. В любом бизнесе есть скучная или неприятная работа, которую хочется отложить на потом. Владельцам малого бизнеса часто не на кого переложить ответственность. Но от нее никуда не денешься, и единственный выход – составить четкий распорядок дня и заставить себя заниматься этой «черной» работой в определенное время. Например, утром можно делать холодные звонки, а вечером заниматься бухгалтерией или обновлением записей.

Делегирование и аутсорсинг. Владельцам малого бизнеса часто приходится заниматься делами, для которых у них нет ни времени, ни желания, а порой даже опыта. Разумное делегирование ответственности и аутсорсинг не только позволят улучшить управление бизнес-процессами, но и дадут вам дополнительное время для разработки стратегии развития компании. Виртуальные ассистенты также могут помочь решить множество административных задач.

Бизнес-планирование. Многие владельцы малого бизнеса действуют по обстоятельствам, а потом удивляются, почему все пошло не так. Планирование – важный компонент эффективного управления компанией. Нужно ежедневно планировать свою деятельность, устанавливая краткосрочные цели, обеспечивающие рост прибыли и расширение бизнеса. Сотрудников также следует вовлекать (официально или неофициально) в процесс планирования.

Не дайте хаосу помешать управлению вашим бизнесом. Помните, эффективный офис-менеджмент – залог успешного бизнеса.

По материалам about.com

Дополнительные материалы

Комментарии (7)

  • Аватар

    [md05], 01 мая 2013, 16:22

    0
    +1
  • Аватар

    Чумаевский Александр _ [inkara.ru], 01 мая 2013, 16:41

    1

    99% дам на то что эти советы не помомгут тем ку кого реальный хаос.

    Как бороться с хаосом :

     1. Начать с себя как с руководителя - пойти на курсы\тренинги\к психологу нужное подчеркнуть и изменть свое мышление.

     2. Написать правила - можно взять их из этой статьи и внедрить их одному человеку - себе

     3. После 2 месяцев успешного ежедневного применния этих правил на себе - внедрить их в коллектив.

     4. Внедрять всем коллективом - тчобы каждый согласился.

     5. Через два месяца успешного применния - выделить тех кто не согласился и саботировал новые правила.

     5. Кто не согласился и не принял их - безжалостно уволить.

    Вот в такой последовательности с хаосом можно покончить.

    • Аватар

      Фролов Александр Викторович [KORSAR1], 01 мая 2013, 20:46

      0

      с 1.2.3. можно согласиться (два или больше-меньше месяцев это индивидуально)

      но вот с 4. - внедряет руководитель! толпа коллектив ничего внедрять не будет - ей это неинтересно. (проверено на практике). можно найти несколько активистов и с их помощью что-либо внедрять... но практика показывает. что внедряет как правило один человек (руководитель, проект-менеджер...)

      5. из выше сказанного - через два месяца большую часть коллектива (в соответствии с 6.) придется увольнять.

      • Аватар

        Чумаевский Александр _ [inkara.ru], 02 мая 2013, 10:41

        0

        От толпы требуется.

         1. Внимательно выслушать каждое правило .

         2. Задать вопросы кому что не понятно.

         3. Поставить подпись под новыми правилами.

         4. Начать исполнять.

        И все.

        Реально я долго и упорно шел пару лет на поводу у людей и сильно терял в деньгах.

        Теперь когда на своих ошибках поучился. Именно по такому алгоритму поступаю со всеми новыми правилами.
         

        В начале апреля например распрощался с 50% моего маленького коллектива. Именно с теми кто не хотел планировать писать ежедневный отчет по работе.

        Начал с себя - год этому себя научал вести планирование и писать ежеденвный лог дел.

        Когда это со мной срослось, собрал всех объявил, что делать как, что я хочу  и зачем это надо,  примерно год каждый месяц проводил на эту тему беседы. Потом когда все понятливые начали это делать - ввел в обязанности, кто в течении этого года отмазывался, а потом с введением обязанности такой саботировал - собрал и уволил - и ничего не потерял, ушли те кто висел камнем на шее компании.

        Реально увидел прирост в деньгах всего за месяц когда остались только те кто начал вести ежедневное планирование и писать ежедневный отчет. Им я просто добавил денег к зарплате , работать стали реално меньше эффективнее а зарабатывать стали больше.

         

      • Аватар

        Чумаевский Александр _ [inkara.ru], 02 мая 2013, 10:47

        0

        На этот вопрос два года ушло, только по тому что со мной ежедневник никак срастаться не хотел :)

        Просто мое убеждение - заставлять людей следовать правилам можно только если ты сам их принимаеш. И тут принцип делай как я - в разы эффективнее чем делай как я сказал :)

        Теперь все новые люди кто будет приходить будут автоматом эти правила выполнять.

        До этого были более мелкие задачи, их удавалось иногда в течении месяца внедрить.