Смартсорсинг.ру

Сообщество руководителей ИТ-компаний, ИТ-подразделений и сервисных центров

Статьи в блогах Вопросы и ответы Темы в лентах Пользователи Компании Лента заказов Курс по ITSM

Организатор встреч — нуждаемся ли мы в таком специалисте?

Организатор встреч — нуждаемся ли мы в таком специалисте?

Феномен информационных технологий заключается в отсутствии внутри отрасли физических границ, связанных с политикой или расстояниями. Программные решения и ИТ-услуги, пожалуй, быстрее любых других продуктов распространяются по миру, что, несмотря на развитие технологий аудио- и видео конференцсвязи, неизбежно ведет к командировкам.

Встречи, симпозиумы, переговоры; в динамично-развивающейся ИТ-компании сотрудники верхнего и среднего руководящего звена могут месяцами проводить в постоянных разъездах между странами и городами. А не утонуть в море отмененных авиарейсов и изменившихся планов поможет специалист по организации встреч.

Очень часто сотрудники, отправляющиеся в командировку, сталкиваются с изменениями планов своей организации или принимающей стороны чуть ли не в последний момент. Еще больше усложняют ситуацию задержанные и отмененные рейсы, потомки автомобилей и другие форс-мажорные обстоятельства. Практика показывает, что далеко не любой сотрудник, даже проводящий годы своей жизни в дороге, может адекватно и, что главное, оптимально с точки зрения бюджета, устранять возникающие неувязки.

Многие ездят по принципу «куда послали — туда и поехал», последовательно решая все поставленные задачи, т.е. снижая темп движения вперед при встрече с каждой новой сложностью. Задержали рейс на 10 часов — сотрудник ждет вылета аэропорту, последовательно перенося все встречи на более позднее время, меняя обратный билет на следующий день и доплачивая за гостиницу. Как обычно, оказывается, что не всем коллегам удобно новое время; приходится искать компромиссы, что приводит к «простоям» грамотного специалиста. Так задержка в 10 часов на начальном этапе превращается в суточное опоздание, сопряженное с финансовыми затратами для организации. В большинстве случаев последующий анализ всей ситуации показывает, что встречи можно было бы распределить удобнее, а какие-то переговоры — вообще совместить, будь у специалиста в этот момент не занята голова тем, какое средство транспорта не будет зависеть от очередного вулкана с непроизносимым названием.

Логистика, особенно в отношении сотрудника и его рабочего времени, - это вполне математическая задача, у которой существуют различные решения, допускающие оптимизацию по времени и/или деньгам (т.е. оптимизацию по ресурсам). Здесь речь идет не только об уменьшении затрат на транспорт и гостиницы — эту задачу как раз можно отдать «на аутсорсинг» специализированным туристическим агентствам. Гораздо важнее должным образом распределить командировочное время сотрудника между встречами и задачами; сторонний человек или организация вряд ли смогут справиться с этой проблемой.

Для поиска оптимального решения такой логистической задачи существует отдельный человек — специалист по планированию встреч. Название должности в русском языке весьма условно; по каким-то причинам в нашей стране подобные функции обычно выполняет секретарь фирмы. В английском языке эта весьма востребованная профессия носит официальное название Meeting Planner.

В США, где международная торговля развивается семимильными шагами, в прошлом году сотрудники, занимающиеся планированием встреч, вошли в список из 50 наиболее востребованных специалистов. Учитывая общий экономический спад, ключевыми навыками подобного специалиста теперь можно назвать умение оптимизировать деловую встречу именно по деньгам, а также предоставлять финансовое обоснование для встреч и командировок руководству верхнего уровня. По мнению Министерства занятости США, в ближайшее десятилетие потребность в специалистах подобного рода вырастет на 16% за счет продолжающегося развития международной торговли.

Нужен ли такой специалист российским ИТ?

Дополнительные материалы

Комментарии (6)

  • Аватар

    Бычков Валерий [vbychkov], 25 февраля 2011, 12:01

    0
    Организатор встреч в чужом городе должен быть местным жителем. Логистика командировки в которой на 2 дня запланирован  десяток переговоров слишком сложна для того, чтобы ей можно было управлять удаленно и не зная местности.
  • Аватар

    Дерик (Баранова) Екатерина [ekataios], 25 февраля 2011, 13:17

    0
    А мне кажется, что это не обязательно. Надо просто иметь собственный опыт командировок...
    Один из аспектов моей деятельности - статьи о кабельных операторах в узкоспециализированное отраслевое издание. Для написания таких материалов приходится много ездить; при этом т.к. бюджет издания не безграничен, часто приходится сокращать время командировок (экономия на командировочных и гостинице), уплотняя график встреч (2-3 встречи в день в одном городе + успеть на обратный рейс). Мне кажется, что хороший "логист" вышел бы из человека, который сам много мотался. Только собственный опыт тут подскажет, какие грабли могут оказаться во лбу... Ведь есть города, где, например, до аэропорта почти не добраться на общественном транспорте... а есть Москва - где в любой аэропорт можно попасть за предсказуемое время... Есть места, где все хорошо с городским общественным транспортом... а есть населенные пункты, где проще перемещаться на такси... Эти тонкости знают местные... и те приезжие, кто уже с ними сталкивался на личном опыте...
  • Аватар

    Рубинштейн Кирилл [krubinshteyn], 25 февраля 2011, 13:36

    0
    Признавайтесь, кто из небольших ИТ-компаний ездит часто в командировки? Специфика небольших ИТ компаний как раз в том, что бизнес локальный.
  • Аватар

    Юсов Алексей Сергеевич [alexus], 26 февраля 2011, 00:53

    0
    По мнению нашего правительства малые ИТ-компании имеют штат не менее 50 человек. Так что однозначно - нужен!
  • Аватар

    Гришин Алексей [AlexGree], 18 марта 2011, 09:38

    0
    Когда у моего самого восточного заказчика идут на работу, мой западный заказчик еще от стола с закуской не отошел :) И это вынуждает меня и еще пару человек непрерывно мотаться по России и СНГ, то с договорами и презентациями, то с внедрением. При этом вся контора - 20 человек. Специфика довольно узкая. И таких как мы, я уверяю, немало. Уважаемый г-н Бычков прав абсолютно, практика показала, что только местный житель может и присоветовать гостиницу подешевле и получше, и провезти кратчайшим маршрутом, и завезти покормить туда, где вкусно и приятно. И никогда не появится такой человек, который бы жил например в Москве и знал про все грабли в любом городе. Вот я бы например с удовольствием платил за такую услугу местным товарищам (и уже есть такие услуги в регионах). А когда такого нет - приходится эксплуатировать добрые отношения -  приезжаешь к одному заказчику, наиболее лояльному, и ковыряя носком ботинка паркет просишь - отвези меня к другому заказчику, забери от третьего..
    • Аватар

      Рубинштейн Кирилл [krubinshteyn], 18 марта 2011, 11:34

      0
      Ну вы скромничаете про то, что таких компаний как вы много. Ну может в абсолютных цифрах компаний 50 на всё СНГ (с другой стороны, и рынок узкий). А в относительных (по отношению к количество всех ИТ-компаний), думаю, речь будет идти о долях процентов. Вот посмотрите на комментарий. В небольшом городке аж целых 50 только на обслуживание ПК.