Смартсорсинг.ру

Сообщество руководителей ИТ-компаний, ИТ-подразделений и сервисных центров

Статьи в блогах Вопросы и ответы Темы в лентах Пользователи Компании Лента заказов Курс по ITSM

Подготовка рабочего места для новых пользователей: ИТ-бюджет

Подготовка рабочего места для новых пользователей: ИТ-бюджет

Типичная задача ИТ-службы — подготовка рабочих мест для новых пользователей. Казалось бы тривиальная задача, однако нередко новый сотрудник неделями сидит без компьютера (или пользуются своим). Денег у ИТ на новый компьютер нет, а единственный запасной ноутбук все еще занят тем, кто вышел на работу в компанию чуть раньше. Избежать подобных ситуаций поможет планирование бюджетов для подобных операций и разделение ответственности за их выполнение с бизнес-подразделением.

Ответственность ИТ-службы:

  • Координация закупки и использования ПО в компании
  • Координация договоров с поставщиками и подрядчиками
  • Покупка и настройка оборудования и программного обеспечения.
  • Своевременная установка и настройка обновлений операционной системы и прикладного ПО

Часто пользователи из бизнес-подразделений могут самостоятельно приобретать необходимое им оборудование. Однако, при этом необходимо, чтобы они консультировались с менеджерами ИТ-службы, например, для того, чтобы избежать расхода средств на лицензии уже имеющиеся в компании.

Ответственность бизнес-подразделений:

  • Своевременная постановка задач, требующих выделение ИТ-бюджетов;
  • Согласование бюджетов на необходимое оборудование и программное обеспечение для сотрудников;
  • Контроль за расходом средств на ИТ, сотрудниками бизнес-подразделения.

Бюджет соответствующий стандартному запросу на обслуживание такому, как создание рабочего места для нового сотрудника должен выделяться бизнес-подразделением автоматически в соответствии с согласованной заранее бюджетной политикой. В том числе из бюджета бизнес-подразделения должны списываться расходы на лицензии на нестандартное ПО и оборудование.

Для целей согласования ИТ-бюджетов все пользователи компании могут быть разделены на несколько типовых групп в зависимости от модели использования ПО. Например,

  • Менеджеры
  • Продавцы
  • Дизайнеры

Менеджер

Телефон на рабочем месте

$200.00

Компьютер/монитор

$1000.00

Программное обеспечение:

  • MS Office

  • Утилиты

$700.00

 Итого:

$1900.00

 

Продавец

Смартфон

$800.00

Ноутбук

$1000.00

Гарнитура и стационарный телефон

$400.00

Программное обеспечение:

  • MS Office
  • Лицензия CRM
  • Утилиты

$1200.00

Итого:

$3400.00

 

Дизайнер

Компьютер и большой монитор

$1500.00

Стационарный телефон

$200.00

Программное обеспечение:

  • MS Office
  • Photoshop
  • Утилиты

$2000.00

Итого:

$3700.00

Возможно, что отдельные пользователи не будут вписываться в стандартизированные группы. В таком случае необходимые им ИТ бюджеты необходимо согласовать отдельно. Однако, наличие стандартных моделей позволит с одной стороны оперативно обеспечить сотрудника оборудованием, с другой стороны согласовывать только специфические расходы, а не весь бюджет целиком.

Дополнительные материалы

Комментарии (9)

  • Аватар

    Рубинштейн Кирилл [krubinshteyn], 27 апреля 2011, 16:34

    0
    Это все круто для компаний, где деньги никто не считает. В реальности же все гораздо сложнее.

    1. Есть бизнес-подразделения. Ок, пусть они платят за каждое рабочее место. Но при этом, нужно понимать, что если где-то сотрудник уволился, то его рабочее место не идет в треш, а идет на склад. И если каждое бизнес-подразделение будет оплачивать каждое рабочее место из своего бюджета, то придеться иметь свой склад? Вобщем, в жизни все не так. Б/у оборудование кочует из направления в направления. Схемы оплаты/бюджетирования сложнее.

    2. Есть не бизнес направления. Они не могут платить их своих бюджетов, так как у них бюджет виртуальный. Типа не можете потратить больше чем N, а в действительности считается по факту и формируется из бюджетов бизнес-подразделений.

    Вобщем, не жизненно.
  • Аватар

    Близнец Антон Григорьевич [antonbl], 28 апреля 2011, 12:25

    0
    Типичная задача ИТ-службы — подготовка рабочих мест для новых пользователей. Казалось бы тривиальная задача, однако нередко новый сотрудник неделями сидит без компьютера (или пользуются своим). Денег у ИТ на новый компьютер нет, а единственный запасной ноутбук все еще занят тем, кто вышел на работу в компанию чуть раньше. Избежать подобных ситуаций поможет планирование бюджетов для подобных операций и разделение ответственности за их выполнение с бизнес-подразделением.

    Если сотрудник неделю сидит без компьютера. то начальника отдела ИТ надо уволить.
    После этого надо 
    1) выставить вакансию.
    2) начать с сисадмином разбираться почему так получилось 
    и дать ему три дня для решения этой задачи с вычетом всех примиальных.

    Остальное это рассказы в пользу бедных.

    • Аватар

      Рубинштейн Кирилл [krubinshteyn], 28 апреля 2011, 12:35

      1
      Если сотрудник 1 день сидит без ПК, то нужно на следующий день взять свои деньги и купить ему за свой счет ПК. Потом деньги взять из кассы/отчитаться. Жаль, не всегда есть такая возможность.
      • Аватар

        Близнец Антон Григорьевич [antonbl], 28 апреля 2011, 13:02

        0
        В идеале.
        Должно стоять 1 рабочее место на замену. ( на 50 рабочих мест)
        Это покрывает экстренные потребности.
        После этого надо просто купить ещё 1 запасной компьютер.
        300$ за системный блок + 200$ за монитор.

        Это просто должно стоять в ЕЖЕМЕСЯЧНОМ бюджете кстати говоря ИТ отдела. так как он предоставляет УСЛУГУ.
        в обьёме фактических затрат прошлого года.
        Тогда и перерасхода не будет.

        про лицензии - лицензии покупаются комплектом. ( или как-нибудь )

        • Аватар

          Бычков Валерий [vbychkov], 28 апреля 2011, 14:34

          0
          Вот только, как часто оказывается, что запасное рабочее место есть, но временно занято. Нового еще не купили. Денег нет, т.к. бюджет выделяли по кризисному объему прошлого года, а компания вдруг начала расти. И этот рост ни в какой бюджет не закладывался.

          С лицензиями тоже все непросто. Из тех кто покупает корпоративные лицензии большинство все же пользуется OLP. Нужны новые - плати. Вариант Open Volume позволяющий добавлять новые компьютеры без оплаты - не самый популярный.
        • Аватар

          Калмыков Евгений [Johnny], 03 мая 2011, 14:20

          0

          "Это просто должно стоять в ЕЖЕМЕСЯЧНОМ бюджете кстати говоря ИТ отдела. так как он предоставляет УСЛУГУ."

          А этому ИТ-отделу другие подразделения предоставляют планы по собственному развитию, чтобы возможно было планировать свою бюджет? Если да, отлично, но не жизненно. Поэтому затраты подразделения в состоянии закладывать в свой бюджет, а уж прибретение и установка ложится на ИТ-отдел.

    • Аватар

      Бычков Валерий [vbychkov], 28 апреля 2011, 14:38

      8
      А что админ - заказали, едет, счет передан в бухгалтерию на оплату... у админа между прочим подобный срок вполне может быть записан в SLA, как раз на такой случай. Отличная статья на эту тему у Владимира Севрука - типичные объяснения:
      1. ННН - В России Никому Ничего Не надо.
      2. КВНД - на улучшение чего-либо где-либо Как Всегда Нет Денег
  • Аватар

    Владимиров Дмитрий [DmVladimirov], 29 августа 2011, 14:22

    0
    Заголовок статьи - типичный шаблон для управления изменениями, должен быть в системе, обязательно проработан со всеми нюансами конкретной компании
  • Аватар

    Савинова Светлана [zvetka], 29 марта 2013, 11:59

    0
    помимо закупки и натсройки нового рабочего места столкнулась с дргуой проблемой - постфактум узнаешь не только о новом рабочем месте нового сотрудника, а ещё никто никогда не знает что делать со старой учёткой, и кучей информаци/файлови как в локальной сети (где есть ежеденевный бэкап) так и на жёстком диске компа...я конечно поимнаю что статья 2011го года) но "воз", думаю, и ныне там...