Смартсорсинг.ру

Сообщество руководителей ИТ-компаний, ИТ-подразделений и сервисных центров

Статьи в блогах Вопросы и ответы Темы в лентах Пользователи Компании Лента заказов Курс по ITSM

Идеальный для меня task и project manager

Идеальный для меня task и project manager

Приветствую. У меня есть потребность в автоматизации управления своими и командными задачами, связанными с работой. И эта потребность породила во мне идею продукта, за который бы я был готов платить и пользоваться, если бы он был. Ниже предлагаю вашему вниманию суть. Если описанные ниже проблемы вам близки и вы знаете решение — пишите в комментариях. Если вы видите решение проблемы как-то иначе — тоже пишите.

Исходные данные

Есть ряд больших проектов, которыми занимаются несколько человек. В той или иной степени каждый (от 0 до 100%) из этих человек вовлечен в каждый из проектов. У каждого человека есть своя зона ответственности. У разных людей несколько зон ответственности. У каждого большого проекта есть один человек, который отвечает за этот проект головой.

Для успеха каждого из больших проектов возникают идеи маленьких проектов. У каждого маленького проекта есть свой ответственный. По задачам каждого маленького проекта есть ответственный из указанной выше группы лиц. Маленькие проекты могут появляться в любой момент времени.

В команде есть разработчики. Задачи разработчиков привязаны к большим проектам. Пулл задач для разработчиков определен на долгосрочную перспективу. Задачи планируются по итерациям (перед каждой итерацией). В любом случае — разработчик знает, что он будет делать на неделе.

В команде есть другие сотрудники, задачи которых могут быть и из большого пулла, могут возникать внезапно. Внезапно возникшие задачи могут требовать немедленного выполнения, а могу быть запланированы на потом.

Что есть сейчас

Сейчас мы используем Developer Studio от Atlassin (это Jira + Confluence + какие-то ещё плюшки; все по модели SaaS). Да, там прикольно вести управление проектами по долгосрочной разработке и планировать их по итерациям. Там есть SVN, интегрированный с таск трекером и Confluence-ом (последнее — это такая продвинутая WiKi, которую мы используем как хранилище документов и требований, а так же обсуждения оных). Вобщем, все очень круто для процесса разработки.

Но я уже давно перестал фиксировать свои задачи в этой системе. Потому что моя работа не сказать что итерационная. Задачи возникают “на лету”. Так же есть необходимость “на лету” создать мини-проект и раскидать по нему задачи на других. Ну либо получить такую задачу в ответственность по “чужому” мини-проекту. Аналогичная ситуация, как я могу судить по task-board-у у всех, кто не занимается разработкой.

Как бы я хотел все это видеть

Есть пулл задач (краткосрочных и долгосрочных, все в одной куче). Есть пулл больших проектов. К каждому большому проекту есть пулл подпроектов (пулл может пополняться на лету). Есть набор сотрудников. Каждая задача из пулла может быть прикреплена к проекту или подпроекту (один тип связи). У каждой задачи может быть ответственный и принимающий. У каждого проекта и подпроекта может быть ответственный.

Пока вроде бы требования к любой системе управления проектами. Но должна быть возможность прикрепить задачу к итерации. Итерация ни к чему не привязана, просто недельный период планирования.

Про всякие вещи об удобности интерфейса даже не пишу. Ну и к этому всему ещё Confluence и SVN (либо аналоги).

Дополнительные материалы

Комментарии (40)

  • Аватар

    Бычков Валерий [vbychkov], 31 марта 2011, 17:03

    0
    Sharepoint и Мегаплан не предлагать?
    • Аватар

      Рубинштейн Кирилл [krubinshteyn], 01 апреля 2011, 11:32

      0
      Понимаю желание вставить название MS-продукции во всякие места, но шарепойнт то тут причем? С таким же успехом можно посоветовать 1С, или вообще JAVA/Ruby/C#/.Net. Да, с их помощью можно реализовать нужный мне механизм.

      Мегаплан слишком широкопрофильный. Нет подпроектов, нет итераций, нет SVN-а и аналога Confluence.

      Т.е. по большому счету Developer Studio меня всем утраивает. Но нужны мини-проекты. Или какой-то другой аналог группировки задач с возможностью просматривать активные/архивные группировки.
  • Аватар

    Трахтман Альберт [alik03], 01 апреля 2011, 12:14

    2
    Очень интересная и актуальная тема!!!
    Есть еще мысль. С переходом на gmail как корпоративную систему, было бы очень интересно
    найти что-нибудь гуглоинтегрированное.
    Может быть если хорошо покопаться в дебрях google apps и google labs - там что-то найдется полезное?
  • Аватар

    Белоусов Антон [Belousov_Anton], 01 апреля 2011, 18:54

    1
    Присоединяюсь к поискам :)

    Все это уже смотрели?
    http://en.wikipedia.org/wiki/Comparison_of_time_tracking_software
    http://en.wikipedia.org/wiki/Comparison_of_project_management_software
    http://projectman.livejournal.com/5123.html
    ну и там teamer, и например :)
    • Аватар

      Рубинштейн Кирилл [krubinshteyn], 01 апреля 2011, 19:12

      0
      статьи в википедии имеют свойство редкого обновления (подобные статьи). Мой коллега для каких-то своих нужд давече сравнивал 4 PM-системы. Попрошу его статейку написать.
  • Аватар

    Солопов Павел [PaSol], 04 апреля 2011, 12:51

    0
    А мы что-то похожее написали сами. Правда у нас там нет итераций, поскольку было не зачем. Ну и интеграции с WiKi и прочим пока не делали. Может со временем сделаем. Ну это не суть. У меня вот вопрос какого плана, вы уверены, что как только у вас появится новая система, так сразу все в неё всё начнут регистрировать? Мне кажется, что проблема в другом. Я вот тоже не знаю как загнать всех регистрировать свою активность в системе. Ведь всегда нмного проще просто криенуть через зал или позвонить по телефону, не говоря уже о том когда ты регистрируешь работы сам на себя. Которые делаешь по своей инициативе, и под своим же контролем... Вот я сейчас в раздумьях, как коллег убедить более интенсивно описывать свои задачи и самое главное их планировать...
    • Аватар

      Рубинштейн Кирилл [krubinshteyn], 04 апреля 2011, 12:58

      0
      Ну как минимум, одной преградой (неудобство) будет меньше. И дело даже не в контроле. Мне сейчас система нужна на уровне коллективной записной книжки. Я заведомо не указывал в требованиях отчеты/метрики.
      • Аватар

        Матурин Рустам Фуатович [Rustam], 04 апреля 2011, 14:04

        1
        При решении задач планирования зачастую на ум приходят системы аналогичные MS Project, где все вертится вокруг плана + диаграммы Ганта. Практика показывает, что такие системы приживаются с трудом и могут не дать нужного результата.
        Тем не менее считаю Project.net очень достойным решением. минуса 2: много ресурсов и оракл.
        Для управления проектами моуг предложить использовать confluence:
        1. общий пул проектов в виде таблицы
        2. в каждом проекте крупный план в виде таблицы со столбцом-набором jira задач. 

        Разумеется, вложенность по подпроектам можно сделать сколь угодно большую. Jira посчитает все или почти все для ресурсов. Логировать свою работу в jira надо.
        Здесь же можно постить документы, скриншоты, код - тут же обсуждать.

        Углубляться в детальные планы со вложенностью хочется, но их часто приходится менять и поэтому они неэффективны - поэтому confluence + jira вполне достаточно для управления проектами в ИТ
  • Аватар

    Солопов Павел [PaSol], 04 апреля 2011, 13:06

    0
    Ну так контроль он вытекает из наличия данных. Я к тому, что вот у нас вроде бы есть то, чего вам не хватает, а всё равно не пользуются... Т.е. предполагаю, что дело не в удобстве... Точнее уровень удобства не тот, чтобы заманить всех пользоваться. Вот если бы напрямую с подкорки считывала бы текущие задачи... :-)
    • Аватар

      Рубинштейн Кирилл [krubinshteyn], 04 апреля 2011, 13:50

      0
      А какие сотрудников не удается "засунуть"? У нас вот разработчики/инженеры основных производственных подразделений хорошо работают в самописном тоже (проектный портал, багтрекер, тасктрекер). По другим специальностям -- все рапортуют о трудозатратах по факту. В конце недели более-менее картинка актуальная. У разработчиков/инженеров рапорты автоматом при закрытии тасков сыпляться. У остальных -- как попрет:)
  • Аватар

    Иванова Ирина Александровна [vtimegroup], 04 апреля 2011, 13:46

    0
    В качестве task manager попробуйте еще Redmine - http://www.redmine.org/. Вполне сносный.
    А вообще, как это ни печально, но с вашими задачами прекрасно справится MS Project Server.
    • Аватар

      Рубинштейн Кирилл [krubinshteyn], 04 апреля 2011, 13:48

      0
      Ирина, спасибо за ссылку. Редмайн мы заменили ранее на Developer Studio :).

      ПО МС Проджект -- я уверен, что другие тяжелые PM-системы неплохо справяться, но хочется легкую и SaaS-нутую. И да, в MS Project нет СВН-а и документов:).
  • Аватар

    Солопов Павел [PaSol], 04 апреля 2011, 14:05

    1
    Не то чтобы "засунуть", скорее "загнать". :-) Консультантов, инженеров, руководителей проектов. Вот разработчики тем пользуют сами, но это дело индивидуальной сознательности отдельного человека, к тому же он у истоков этой системы стоял.
    • Аватар

      Гончаров Олег [OLeg_Goncharov], 07 апреля 2011, 05:57

      0

      Судя по постановке задачи, озвучена не техническая, а организационная проблема. Почти любой из перечисляемых в обсуждениях механизмов справятся в задачей в том виде, как она поставлена. Или, наоборот, ни одна не справится :) Есть много "подразумеваемых", но не озвученных условий.

      По моему, прежде всего следует определиться "зачем всё это надо? (Цель в яном и формализованном, даже для себя, виде)". Я, честно говоря, из постановки задачи не понял цели.

      Т.е. если свести задачу к пресловутому "сухому остатку", наверное надо определиться: что автоматизируем?

      - Какие параметры исполнения?

      - Какие документы (или стандартизированные методики пользуем)?

      + набор стандартных параметром исполняемых процессов/процедур (читай - проектов/задач).

      И тогда, можно хоть в "ворде, размещённом в облаках" :) Успехов, однако!

      • Аватар

        Рубинштейн Кирилл [krubinshteyn], 07 апреля 2011, 09:18

        0
        Олег, я где-то в комментах выше "сухой остаток" написал -- нужна просто удобная записная книжка для проекта с возможностью удобного и оперативного отслеживания статусов задач. Даже аналитика/отчеты не нужны.
        • Аватар

          Солопов Павел [PaSol], 07 апреля 2011, 11:40

          0
          Кирилл, для отслеживания своих статусов задач или статусов задач выполняемых другими?
          • Аватар

            Рубинштейн Кирилл [krubinshteyn], 07 апреля 2011, 11:43

            0
            Своих и другими. Не только отслеживания, но и "хранения" пулла задач на будущее. Эдака сгруппированная пачка TODO.
            • Аватар

              Солопов Павел [PaSol], 07 апреля 2011, 12:03

              0
              Ну даже не знаю, могу предложить вам посмотреть то, чем пользуемся мы. Не уверен, что вас оно устроит, но мало ли. В качестве TODO можно использовать, но гибкий конфигуратор мы не делали.
              Правда, пока понятия не имею, как мы её вам можем предложить. :-) Пока цели сделать из неё комерчесский продукт не было. Но лиха беда-начало. :-)
              • Аватар

                Рубинштейн Кирилл [krubinshteyn], 07 апреля 2011, 12:23

                0
                Да у нас вся внутренняя инфраструктура так устроена:) Написали кучу софта для собственных нужд, сами используем, цели коммерциализировать нет, но потенциально не против. Хотя вот из контрактного портала отцепился проект Сделки24.

                Я пока теплю надежду на Atlassin Studio что-нибудь смастерить. Инструмент-то довольно гибкий. Может что получится. За предложение спасибо.
        • Аватар

          Гончаров Олег [OLeg_Goncharov], 07 апреля 2011, 11:56

          0

          Тогда, лично у меня, как-то так получается:

          • Проект (либо "портфель") в Project'e (со ссылками на текущие материалы по "подзадачам") и подпроектам (даже сервер прожекта не стали ставить за ненадобностью)
          • Задачи в Outlook (как персональные, так и совместные)
          • Материалы либо в OneNote (как общих записках, так и персональных, сгруппированных по проектам и направлениям), если "большие" (требуются какие-нибудь "репозитарии" и т.п.), то в SharePoin.

          Собственно всё. Работает. Главное - как организовать и контролировать. Это вызывает больше всего проблем и "контролёров". Но все эти системы позволяют контролировать все задачи, участников и нужные параметры.

          P.S. Облачных аналогов все перечисленных систем - много, от разных вендоров. В любом случае - придётся "интегрировать пару-тройку систем (именно по этому предпочтительно пользоваться "набором" от одного вендора).

      • Аватар

        Солопов Павел [PaSol], 07 апреля 2011, 11:46

        0
        "- Какие параметры исполнения?
        - Какие документы (или стандартизированные методики пользуем)?
        + набор стандартных параметром исполняемых процессов/процедур (читай - проектов/задач)."

        Ну вы и спросили... Я человек хоть немного, но искушённый в вопросах автоматизациии, и то не смог ответить на ваши вопросы. :-)

        Что касается меня, то у меня потребности в отличие от Кирилла несколько иные. Хочу быстро и оперативно получать ответ на вопросы:
        -Что делает конкретный исполнитель сейчас, и что будет делать в будущем?
        -Как он загружен сейчас и какакя загрузка будет в будущем.
        -Как качественно выполняются задачи по проекту (по сроку, по полноте реализацйии задачи и пр.)?
        -По каким причинам задачи выполнятся некачественно?

        И как вы вполне справедливо заметили, задача больше организационная. Но реально ли её решить без средства автоматизации и всякое средство сможет в этом помочь?
        • Аватар

          Гончаров Олег [OLeg_Goncharov], 07 апреля 2011, 12:08

          0

          Ну вы и спросили... Я человек хоть немного, но искушённый в вопросах автоматизациии, и то не смог ответить на ваши вопросы. :-)
          Да на самом деле это просто, надо только "захотеть и сгруппироваться" и самому себе формализовать. Дольше говорить, чем делать :) Их на само деле-то не много окажется.

          -Что делает конкретный исполнитель сейчас, и что будет делать в будущем?

          "Расшаренный календарь" пользователя. Надо только правило использования сформировать. С еженедельными отчетами. Отдельная тема, как.

          -Как он загружен сейчас и какакя загрузка будет в будущем.

          Оценочный учет часов в перечне "открытых" сделок (задач). Реализуется в CRM, на я проще сделал, на SharePoin в таблицу ввёл, сейчас как-раз, для снижения трудоёмкости, хочу к 1C "прикрутить".


          -Как качественно выполняются задачи по проекту (по сроку, по полноте реализацйии задачи и пр.)?

          Отслеживание "этапов" задачи (сделки). У нас = 9 (По MS PipeLine) в системе, описанной выше.

          -По каким причинам задачи выполнятся некачественно?

          Дать стандартизированный набор "отмазок" для исполнителей, пусть "вколачивают в систему. Которые должен "комментировать" контролёр задачи (сделки). Либо сам, либо привлекая эксперта. Делать выводы, изменять "правила игры" (привлекая руководство).

          • Аватар

            Солопов Павел [PaSol], 07 апреля 2011, 12:28

            0

            Да можно вобщем-то и в Excel сделать, вот только как "уговорить" "вколачивать"? Вколачивать во время и объективно. :-) Вот в чём вся проблема.

            • Аватар

              Гончаров Олег [OLeg_Goncharov], 07 апреля 2011, 12:33

              0

              Как одно из требований должностной инструкции. "Нет отчета - нет премии".

              А отчет, как раз, на основании "вколачивания".

              Да, туго "заводится" система. Но если упереться - заработает. Самое главное:

              1. Сделать "краткий мануал"
              2. Показать, для какого отчета (форма отчета) нужны данные (что бы пользователи понимали, что не "в отстой" попадают, а реально используются)
              3. и начать реально требовать данные
              4. и реально анализировать
              • Аватар

                Солопов Павел [PaSol], 07 апреля 2011, 12:51

                0

                "Нет отчета - нет премии"
                С этим сложнее. :-) премию исполнители получают из других рук и за то, что выполнили работу, а не за то, что о ней отчитались. Соответственно всегда найдётся повод не "вколачивать", потому что делать некогда. :-)
                Причём, к сожалению, такое отношение по всей вертикали...
                Ну да что делать, будем бороться...

                • Аватар

                  Гончаров Олег [OLeg_Goncharov], 07 апреля 2011, 13:01

                  0

                  Совершенно однозначно:

                  1. Если нет "правил", которые влияют на премию

                  2. Если нет того, кто следит за правилами

                  То затевать это бесполезно. Любой нормальный исполнитель не будет делать того, что можно не делать. Я жговорю, вопрос организационный (бизнес), не ИТшный.

                • Аватар

                  Рубинштейн Кирилл [krubinshteyn], 07 апреля 2011, 13:01

                  0
                  у нас тупо по регламенту -- не заполнены поля в системе и не сданы рапорты -- премия не согласуется. Но это, безусловно, вовсе не оперативное управление.
  • Аватар

    Опалев Сергей [SirGo], 13 апреля 2011, 21:07

    0
    По работе столкнулся с http://sl.a2nta.ru/ - вроде подходит под Ваши требования, есть версионность документов, диаграмма Ганта, скоро еще mindmap'ы прикрутят))