Смартсорсинг.ру

Сообщество руководителей ИТ-компаний, ИТ-подразделений и сервисных центров

Статьи в блогах Вопросы и ответы Темы в лентах Пользователи Компании Лента заказов Курс по ITSM

Учет договоров — удобная онлайн система

Учет договоров — удобная онлайн система

Сегодня немного поговорим об учете договоров на предприятии — одной наиболее часто востребованных функций в организации любого профиля деятельности.

Раздел «ДОГОВОРЫ» в системе DOX предназначен для автоматизации работы с договорами, ведения журнала договоров, отслеживания исполнения работ по договорам, контроля оплаты счетов и выполнения сторонами взятых на себя обязательств.

Единая база договоров с удобным поиском

Табличное представление списка договоров имеет привычный вид для модулей DOX. В заголовке таблицы имеются поля для ввода значений быстрого фильтра. Благодаря этой функциональности можно быстро найти необходимый договор, зная его номер, дату заключения (или интервал дат, в котором был заключен договор), контрагента,  хотя бы частично зная содержание договора. По клику на заголовок таблицы осуществляется сортировка по соответствующему полю. По умолчанию выведенные в таблицу записи упорядочены по регистрационному номеру договора.

Список договоров

В табличном представлении отображаются следующие атрибуты договора:

  • Ссылка на сканированный образ документа (при его наличии)
  • Регистрационный номер
  • Титульный номер договора (если это дополнительное соглашение – ниже пишется номер основного договора)
  • Дата подписания
  • Вид деятельности
  • Вид работ
  • Контрагент
  • Предмет договора
  • Ответственный сотрудник

Карточка договора

Карточка договора состоит из пяти частей (вкладок).

1.    Реквизиты

Вкладка «Реквизиты»  содержит основные атрибуты договора:

Параметры договора

Также здесь расположен список дополнительных соглашений к договору с возможностью перехода на карточку дополнительного соглашения, сканированный образ документа, перечень приложенных к договору файлов, здесь находятся кнопки «Сохранить», «Удалить», нажатие которых приведет к сохранению изменений или удалению договора соответственно, здесь же для автора документа и всех, кто имеет право редактировать договор, отображается информация о правах пользователей и групп пользователей.

Поле «Список рассылки» используется для уведомлений по договору. Данная возможность возникает при просрочке платежа по счету, если это отмечено в карточке счета, при окончании периода договора, если это отмечено в карточке периода. Во всех вышеперечисленных случаях уведомление приходит тем пользователям, которые составляют список рассылки.

2.    Доп. Информация

Вкладка «Доп.информация» содержит данные по срокам действия договора, платежам по нему и различные дополнительные атрибуты.

Дополнительная информация по договору

Автоматически вычисляемые поля (не подлежат прямому редактированию):

  • Выставлено счетов — финансовый тип. Вычисляется как сумма всех выставленных счетов по договору.
  • Оплачено — финансовый тип. Вычисляется как сумма всех оплаченных счетов по договору.
  • Закрыто на сумму — финансовый тип. Вычисляется как сумма всех подписанных актов и накладных по договору.

На вкладке также распложена ссылка для перехода на «Генератор периодов», а также кнопки «Сохранить» «Удалить», нажатие которые приведет к сохранению изменений или удалению договора соответственно.

3.    Периоды

Третья вкладка содержит список периодов договора. Период  договора обозначает интервал времени, в течение которого выполняется определенный объем работ/оказывается конечный объем услуг. Каждый договор имеет как минимум один период. В самом простом случае он будет равен сроку действия договора. Для периодических услуг (например, телекоммуникационные услуги, аренда) период рекомендуется определять как минимальные интервал времени, оплачиваемый по одному счету (например, месяц, квартал). Добавить новый период можно только к существующему (предварительно сохраненному) договору используя ссылку «Добавить период», либо используя генератор периодов создать сразу множество однотипных периодов.

На карточке периода отображены списки выставленных счетов по периоду и закрывающих документов (актов/накладных), в каждый из которых можно перейти по гиперссылке, расположенной в пиктограмме в одной строке с документом, в наименовании и номере документа.

Генератор периодов

С помощью механизма генератора периодов можно создать множество однотипных договоров. Форма генератора периода имеет следующие атрибуты:

  • Месяц/Квартал — переключатель. Обозначает соответственно календарный месяц с 01 числа по последнее число месяца или полный календарный квартал (январь — март, апрель — июнь, июль — сентябрь, октябрь — декабрь).
  • Наименование периодов — вводится пользователем как простое текстовое поле. Здесь возможно вставить спецсимволы для обозначения месяца либо квартала соответственно {месяц} или {квартал}. Генератор вставит название месяца (январь, февраль и т.д.) или номер периода (I — IV).
  • Сумма этапа — финансовый тип данных.
  • Начало для генерации периодов — выпадающий список в формате MM.YYYY, в зависимости от переключателя содержит номер месяца либо номер квартала. С указанного значение начнется создание списка периодов.
  • Окончание генерации периодов — выпадающий список в формате MM.YYYY, в зависимости от переключателя содержит номер месяца либо номер квартала. Создание списка периодов закончится включая указанное значение.

4.    Оплата

Вкладка «Оплата» содержит перечень счетов по договору.

На карточку счета можно перейти по гиперссылке в пиктограмме в одной строке со счетом, а также в номере счета. Наименование периода выполнено также в виде гиперссылки, по которой можно перейти на карточку периода.

Выставление счета по договору

Карточка «Счет» содержит следующие атрибуты:

  • Номер счета — вводится пользователем как строка
  • Дата счета — выбирается пользователем из всплывающего календаря
  • Передан — отметка да/нет.
  • Наименование этапа — ссылка на этап
  • Сумма — финансовый тип
  • Срок оплаты — выбирается пользователем из всплывающего календаря
  • Дата оплаты — выбирается пользователем из всплывающего календаря
  • Оплачен — отметка да/нет.
  • Сумма резервировании — финансовый тип
  • Удержан аванс — финансовый тип

5.    Акты/накладные

Вкладка «Акты/накладные» содержит перечень закрывающих документов по договору.  Таблица включает следующие атрибуты документа:

  • Номер документа
  • Дата документа
  • Сумма
  • Подписано
  • Наименование работ/услуг
  • Наименование этапа

На карточку счета можно перейти по гиперссылке в пиктограмме в одной строке с документом, а также в его номере. Наименование периода выполнено также в виде гиперссылки, по которой можно перейти на карточку периода.

Акты и накладные по договору

Преимущества учета договоров в DOX

Что же получает предприятие, если начинает использовать систему, подобную DOX?

  • Единое пространство для учета договоров — централизованное хранилище доступное пользователям системы через интернет или в сети предприятия без установки программного обеспечения на компьютер. Вся работа через интернет-браузер.
  • Быстрый поиск по основным реквизитам договоров — гораздо быстрее, чем копаться в бумагах, на поиск уходит всего несколько секунд.
  • Приложение оригиналов документов и сопроводительных файлов — хранить электронные оригиналы документов гораздо удобнее в структурированной базе, где доступен поиск по реквизитам. Всегда можно получить файл в редактируемом формате, не залезая в специальные папки на корпоративном сервере.
  • Генерация отчетов по договорам — получение сводных данных и выгрузка списков в Excel с учетом фильтров в течение нескольких секунд — очень удобно и комфортно иметь всегда под рукой возможность получить нужные данные из системы.

По сравнению с десктопными приложениями появляется гибкость и удобство использования, по сравнению с большими дорогими системами документооборота — DOX не требует внедрения и дорогостоящих лицензий, просто ежемесячно оплачивайте период его использования!

DOX — эволюция документооборота.

Комментарии (0)